Bürger-KnowHow schwappt in den Eventbereich

Moderne Stadtplaner wissen es längst: Bestimmte Planungen sollten die Bürger selbst machen - dann wird‘s am besten. So wurde der berühmte Wiener Platz in München von den Bürgern selbst gestaltet. Der Effekt: Mehr Identifikation, mehr Motivation, mehr Zufriedenheit, weniger Fehlplanung und einer der beliebtesten Plätze Münchens. In der Fachsprache heisst das „Partizipatives Gestalten“. Diese hochwirksame Methode steht jetzt auch im Eventbereich zur Verfügung. Mitarbeiter und Stakeholder planen alle Abläufe einer Veranstaltung in einem Workshop selbst.

Allerdings kann man nicht einfach ein paar Bürger oder Mitarbeiter in einen Raum sperren und warten bis sie Stroh zu Gold spinnen. Vielmehr braucht man einen sehr klugen Prozessablauf. In der Städteplanung gibt es hier inzwischen schon seit 15 Jahren sehr gute Erfahrungen, auf die man aufbauen kann. „Das Integral“ (www.dasintegral.eu) hat sich als Eventexperte mit dem „Institut für Partizipatives Gestalten“ (www.partizipativ-gestalten.de) zusammen getan, um genau diese Art von moderner Eventgestaltung in den Markt einzubringen. Das Angebot nennt sich: cocreative eventdesign. Übersetzt heisst das gemeinsames Gestalten einer Veranstaltung durch Mitarbeiter, Kunden oder Partner. Alle positiven Aspekte aus der Stadtplanung lassen sich auch auf die Eventplanung übertragen.

Normalerweise werden Veranstaltungen durch die Fachabteilung Marketing / Event eingebrieft und dann für Teilaufgaben an Expertenagenturen ausgeschrieben. Damit wird aber ein ganz wichtiger Schritt nach aussen verlagert: Die Gestaltung. Das hat oft negative Effekte. An der Schnittstelle zwischen Außen und Innen gehen viele Informationen verloren. Diese müssen dann in aufwändigen Sitzungen wieder hergestellt werden. Oder sie verschwinden im unglücklichsten Fall vollständig. cocreative eventdesign - das gemeinsame Gestalten der Veranstaltung - schaltet diesen Effekt aus. Die Mitarbeiter (Partner, Kunden) erarbeiten die wichtigsten Ideen in einem Workshop selbst. Sie werden von erfahrenen Moderatoren so geführt, dass sie auf der einen Seite nichts vergessen, aber auf der anderen Seite die wichtigen Potentiale erschließen, die in der Situation stecken.

Wieso wirken Events heute oft so gleichförmig und langweilig? Viele Gäste wollen klassische Firmenevents deswegen gar nicht mehr besuchen. Zu austauschbar! Das liegt daran, dass die Agenturen in den kurzen Begegnungen mit dem Auftraggeber dessen eigentliche Kultur oft gar nicht erfassen können. Die Konsequenz ist Stangenware. Die immer gleichen Konzepte werden mehr oder weniger über alle Unternehmen drübergestülpt. Durch cocreative eventdesign wird genau das vermieden. Im Workshop wird die Unternehmenskultur von den Mitarbeitern, Partnern und Kunden selbst herausgearbeitet.

Natürlich wird es immer Aufgaben geben, die nur absolute Spezialisten planen können. Die sind im Workshop auch anwesend, um für die wenigen Fälle, wo wirklich Spezialwissen gebraucht wird, das auch zu liefern. Das Ergebnis des Workshops sind detaillierte Umsetzungspläne, die von Eventprofis später umgesetzt werden können - sofern das die Workshopteilnehmer nicht ebenfalls selbst machen wollen.

cocreative eventdesign ist für alle bekannten Eventformate einsetzbar. Sogar Bühnenshows können so erarbeitet werden. Das wichtigste ist aber, dass erst einmal festgestellt wird, ob die Bühnenshow überhaupt das richtige Instrument ist oder ob nicht beispielsweise ein Worldcafé viel zielführender und motivierender wäre. Events können wichtige Gestaltungskräfte freisetzen - sofern sie die Bedürfnislage des Unternehmens und seines Umfeldes treffen.

Interessant ist diese Vorgehensweise auch für kommunale Events - also das Feld, aus dem die „Partizipative Gestaltung“ ursprünglich ja auch kommt. Die Bürger werden in die Gestaltung einer bevorstehenden Veranstaltung eingebunden. Die Identifikation mit ihrer Heimatstadt oder - gemeinde steigt dadurch.

Zum Institut für Partizipatives Gestalten:
Das „Institut für Partizipatives Gestalten“ (www.partizipativ-gestalten.de) stellt sich die Aufgabe die Kulturtechnik des partizipativen Gestaltens zu verstehen und zu erschließen. Gestaltung ist ein kokreativer Prozess, der die Beteiligten bereichert und zur Entfaltung von lebendigen Strukturen beiträgt. Die Teilnehmer werden in ihrer Einzigartigkeit gefördert und dazu animiert Ergebnisse hervorzubringen, die wirklich berühren. In einer Welt der zunehmenden Industrialisierung, Anonymisierung und Ökonomisierung von Prozessen ist das ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit und einer lebens- und liebenswerten Umwelt.