CRM meets Enterprise Portal - Es gibt genügend Gründe für eine Vereinigung

Nach der Entwicklung des Internet zum Web 2.0 stößt nun auch das Kundenmanagement in völlig neue Dimensionen vor. Der Trend hin zu webbasierenden Lösungen ist schon seit einiger Zeit erkennbar. Bisher ungeahnte Möglichkeiten ergeben sich aus der Verknüpfung eines webbasierenden CRM mit den Prozessen und Funktionen aus einem Unternehmensportal. Die Herforder HL Technology hat mit der Portalsoftware Intrexx Xtreme von United Planet hier eine bemerkenswerte Lösung geschaffen.

Die HL-Technology GmbH in Herford bietet ihren Kunden ein breites Sortiment an chemisch-technischen Standardprodukten und Produkten, die auf den speziellen Anwendungsfall abgestimmt sind. Zu den Kunden des Unternehmens gehören sowohl Wiederverkäufer wie technische Großhändler und Handelsvertretungen, als auch industrielle Großverbraucher und Gewerbebetriebe.

Bei einem so vielschichtigen Kundenstamm war es in der Vergangenheit oft nicht ganz einfach, ein effizientes Kundenmanagement zu betreiben. Um das Kundenmanagement zu optimieren und übersichtlicher zu gestalten, sah man sich deshalb nach einem leistungsfähigen CRM-System um. Bei der Suche wurde man recht schnell auf die branchenneutrale Portallösung Intrexx Xtreme des Freiburger Softwareherstellers United Planet aufmerksam, da Intrexx mit seinem CRM-Studio eine moderne und leistungsfähige Kundenmanagement-Lösung bietet. Der Vorteil gegenüber anderen CRM-Lösungen bestand darin, dass hier ein internes Portal die Grundlage bildet, in welches die CRM-Anwendung eingebettet ist. So lässt sich die Anwendung flexibel an die Anforderungen des Unternehmens anpassen und mit anderen Applikationen im Portal verknüpfen. Auch Daten aus anderen Softwarelösungen lassen sich einfach in das Portal und somit auch in die CRM-Lösung integrieren. Zusammen mit dem IT Partner Computer live führte man das neue System schließlich Anfang 2006 ein.

Die etwa 20 Mitarbeiter des Kernteams arbeiten sehr gerne mit dem Portal, da der Nutzen der Lösung auf der Hand liegt: "In Intrexx werden alle Daten zentral an einer Stelle erfasst. Die Mitarbeiter wissen nun immer sofort, wo sie die Informationen finden, die sie brauchen. Das spart eine Menge Zeit, da lange Suchvorgänge quer durch alle Verzeichnisse nun vermieden werden und es keine unnötige Mehrfachpflege von Daten mehr gibt", so Dirk Lücke, Geschäftsführer der HL-Technology GmbH. Durch den personalisierten Zugang ist es sogar möglich, dass sich die Mitarbeiter alle für sie wichtigen Daten und Aufgaben direkt auf ihrer individuell gestalteten Startseite anzeigen lassen. So hat jeder "seine" Informationen sofort parat und kann seinen Tagesablauf bereits morgens effizient planen.

Die Hauptanwendung des Portals ist das Intrexx CRM-Studio, in dem nun alle Kundendaten optimal verwaltet werden. Die gesamten Kundeninformationen werden dort zentral gespeichert und frei definierbare Aktivitäten und Abläufe sorgen automatisch für kontrolliertes und rationelles e-Business an allen Arbeitsplätzen. So wird beispielsweise die Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben bezüglich des Kunden nun komplett im Portal abgebildet. Dadurch ist es für die Vorgesetzten jederzeit möglich, sich über den Status der anfallenden Aufgaben zu informieren. Als zusätzliches Feature hat man bei HL-Technology auch Google Maps in das CRM integriert: Über eine API werden die Adressen der Kunden nun direkt in Google Maps visualisiert.

Auch das Dokumentenmanagement der HL-Technology GmbH läuft über das Portal. Es wird über den von der Computer live oHG entwickelten Xlive File Router intelligent mit allen eingehenden Dateien gefüllt und übernimmt quasi die Funktion eines Zentral-Archivs für Dokumente. Egal ob es sich dabei um Dateien aus einer Anwendung, vom Scanner, Kopierer oder Fax handelt, mit dem Xlive File Router können alle Dokumente schnell und einfach in das Portal übernommen werden und sind dort für jeden sofort auffindbar. Alle eingehenden Dateien werden automatisch erfasst und direkt in der zugehörigen Portal-Anwendung abgelegt. Über eine OCR-Software können Faxe sogar Volltext-indiziert werden. Auf diese Weise werden aus "toten Bildern" Textdokumente, die man problemlos bearbeiten kann. Da das Dokumentenmanagement zudem mit dem CRM-System von Intrexx verknüpft ist, können die eingehenden Dokumente mit Zusatzinformationen versehen und direkt an die bereits vorhandenen Kunden-Datensätze angehängt werden.

Um das CRM-Studio herum wurden nach und nach weitere Anwendungen in Eigenregie erstellt. So werden nun über das Portal Urlaubsanträge genauso problemlos abgewickelt wie die interne Seminar-Verwaltung des Unternehmens. Mit Applikationen wie dem integrierten Bundesliga-Tippspiel konnte darüber hinaus die Mitarbeitermotivation und die interne Kommunikation im Unternehmen gefördert werden. Zahlreiche weitere Anwendungen, die die internen Arbeitsabläufe der HL-Technology GmbH zusätzlich erleichtern sollen, sind bereits in Planung.

Die komplette Case Study der HL-Technology sowie weitere Anwenderberichte zum Einsatz von Portalsoftware in Unternehmen verschiedenster Branchen finden Sie unter www.unitedplanet.com/de/cases.