Beim Einkauf von Events Geld sparen

Viele Unternehmen führen regelmäßig Großveranstaltungen durch - unter anderem für ihre Mitarbeiter, Kapitalgeber und (Noch-nicht-)Kunden. In den meisten Firmen gibt es aber keine Fachabteilung für den Einkauf von Events. Entsprechend groß sind die Einsparpotenziale, die hier oft noch ruhen.

Vor diesem Hintergrund hat die auf das Einkaufsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung Höveler + Nold Consulting GmbH (HNC), Düsseldorf, ein neues Beratungsangebot „Events preis-wert einkaufen“ entwickelt. Dieses zielt darauf ab, mit den Verantwortlichen in den Unternehmen Strategien zu entwickeln, um den Einkauf von Veranstaltungen zu optimieren - unabhängig davon, ob es sich hierbei um Jahreshauptversammlungen oder Pressekonferenzen, Händler- oder Außendienstmitarbeitertage, Messe- oder Kongressauftritte, Mitarbeiterversammlungen oder Betriebsfeste handelt. Dabei kann das Ziel sowohl lauten „die Ausgaben zu senken, als auch aus dem vorhandenen Budget mehr rauszuholen“, wie HNC-Geschäftsführer Dr. Bernhard Höveler betont.

Bei dem Einkauf-Check ermitteln die HNC-Experten für ausgewählte Veranstaltungen zunächst: Wer kauft was von wem zu welchem Preis in welcher Menge ein? Denn oft gibt es in den Unternehmen mehrere Bedarfsträger wie Marketing, Vertrieb und Unternehmenskommunikation, die unabhängig voneinander veranstaltungsrelevante Dienstleistungen einkaufen. Deshalb ist das Einkaufsvolumen unbekannt. Auch wie sich die Kosten auf solche Gewerke wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering im Detail verteilen, weiß niemand. Dies geht zum Teil auch aus den Rechnungen nicht hervor. Deshalb ordnen die HNC-Experten in einem zweiten Schritt im Dialog mit den verantwortlichen Fachbereichen und dem Einkauf die Einzelposten den verschiedenen Ästen eines „Beschaffungsgruppen-Baums“ in Form eines Gewerkerasters zu.

Wurde so ein Überblick über das Einkaufsvolumen und die Kostenverteilung für die ausgewählten Veranstaltungen gewonnen, treffen sich die Beschaffungsexperten von HNC mit den Fachbereichsvertretern und Einkäufern der Events zu einem Workshop. In ihm ermitteln sie gemeinsam, welche konkreten Einsparpotenziale existieren und wie diese realisiert werden können. Zum Beispiel durch eine Restrukturierung der Lieferantenbeziehungen, die darauf abzielt, nicht mehr alle Gewerke von der Planung bis zum Setbau bei einem „Full-Service-Anbieter“ einzukaufen. Oder durch den Aufbau eines Agenturen- und Lieferantenpools, so dass eine breite Ausschreibung erfolgen kann.

Neben dem externen Preis-Benchmarking ebnet laut Höveler oft auch eine interne Überprüfung der Preise den Weg zu Einsparungen. Denn häufig kaufen die Abteilungen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen zu unterschiedlichen Preisen ein. Durch interne Preisvergleiche lassen sich oft „Quick Wins“, erzielen.

Ein weiterer Hebel kann, wenn das Unternehmen die Gewerke nicht selbst einkaufen möchte, sein, diese Aufgabe einer Agentur zu übertragen. Diese „Koordinations-Agentur“ agiert dann als Treuhänder für das einkaufende Unternehmen. Auch die Realisierbarkeit dieser Lösung wird in dem Workshop geprüft.

Nach dem Workshop erstellt Höveler + Nold eine Dokumentation, in der neben den Einsparpotenzialen für ausgewählte Veranstaltungen auch die Wege aufgezeigt werden, um diese zu realisieren. Sofern gewünscht unterstützen die Einkaufsspezialisten von HNC das Unternehmen auch beim Umsetzen der definierten Maßnahmen.

Nähere Infos über das Beratungsangebot „Events preis-wert einkaufen“ erhalten interessierte Unternehmen bei der Höveler + Nold Consulting GmbH, Düsseldorf (www.hnc-network.com; Email: bernhard.hoeveler@hnc-network.com; Tel.: 0211/5508-351)