DOCUMENTS4WORK - Archivierungs- und Dokumenten-Management-Lösungen

Maintal März 2010 - Das Archivierung- und Dokumenten-Management-System DOCUMENTS4WORK bietet ein technologisches Gesamtkonzept mit vielfältigen Tools und Funktionalitäten und sorgt auch für eine elektronische Endablage der Dokumente. Über zertifizierte Schnittstellen lässt es sich leicht in vorhandene Systeme wie MS Office-Produkte (z. B. MS-Word, MS-Excel), Warenwirtschaftssysteme (z. B. SAP und Navision) oder an Groupware-Systeme (Microsoft Exchange, Lotus Notes) einbinden und gewährt umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb der Ablage. Für weltweiten Zugriff über Intra- oder Internet sorgen die integrierten Webkomponenten.

DOCUMENTS4WORK erfasst jede Art von Massendaten, egal, ob elektronisch oder in Papierform. DOCUMENTS4WORK strukturiert und ordnet den Dokumentenfluss, sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit. Kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen - DOCUMENTS4WORK ist der Einstieg in das elektronische Büro des digitalen Zeitalters.

DOCUMENTS4WORK setzt auf modernste Datenbank- und Web-Technologie und ist für jede Unternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar.Dank des modularen Aufbaus passt sich DOCUMENTS4WORK jeder Anforderung an und ist flexibel einsetzbar - von der „kleinen“ Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden High-End-Installation.

DOCUMENTS4WORK ist auf der einen Seite ein bewährtes elektronisches Archivsystem zur komfortablen und revisionssicheren Ablage von Dokumenten aller Art, auf der anderen Seite aber auch ein entscheidender Faktor für die Optimierung des Workflows in den Abteilungen. Es bietet z. B. die Abbildung elektronischer Postkörbe, eine Ad-hoc-Bearbeitung oder unterschiedlich definierbare Bearbeitungsmöglichkeiten für einzelne Gruppen und sorgt für eine rasche Weiterleitung der Dokumente in die spezifischen Abteilungen.

Um die täglich in Ihrem Unternehmen eintreffende Post wie Rechnungen, Aufträge etc. schneller zu bearbeiten, bietet DOCUMENTS4WORK Lösungen für die Massenbelegerfassung und Klassifizierung.

Mit den Capturing Tools werden Dokumente unterschiedlichster Größe und in großen Mengen mit Scannern beliebiger Leistungsfähigkeit automatisch erfasst, mithilfe der Barcode- und OCR-Erkennung erkannt, in einzelne Dokumente aufgeteilt, indexiert und an der richtigen Stelle im Archiv abgelegt. Zusätzlich können auch unstruktierte Dokumente gelesen, validiert und klassifiziert werden. Ebenfalls können Workflows gestartet werden, wobei erfasste und indexierte Dokumente in die Workflowakte übernommen werden - so lassen sich hochkomfortable Posteingangslösungen realisieren.

Gleichzeitig erfüllt DOCUMENTS4WORK die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmännische Belegarchivierung. Quelle: UTAX Docforms GmbH