Präzise Praxistipps zur Auswahl von Tools zur IT Prozessautomation

(Leverkusen, 16.03.2010) Die IT-Prozessautomation spielt nach den Ergebnissen einer kürzlich vorgenommenen Studie von centracon für die Unternehmen eine immer größere Rolle. So ordnet ein Drittel von ihnen dieses Thema sogar den drei strategisch wichtigsten Handlungsfeldern zu, weitere 37 Prozent zählen die Prozessautomation zu den Top-5-Themen. Nach den Praxiserfahrungen der Unternehmensberatung sind viele Firmen jedoch unsicher, welche Kriterien sie in ihrer Marktevaluierung bei der Tool-Auswahl zugrunde legen sollen.

Das Beratungshaus centracon hat aus der Praxis heraus deshalb zur Hilfestellung für Entscheider 10 wesentliche Leistungsmerkmale zusammen gestellt, anhand derer Lösungen zur IT Prozessautomation differenziert bewertet werden können. Sie betreffen sowohl Best Practices für Installations- und Betriebsanforderungen als auch die Nutzungsbedingungen und Benutzerfreundlichkeit der Lösung:

1. Problemlose Integration: Es muss unbedingt eine nahtlose Integration in das bestehende Umfeld gewährleistet sein. Dies gilt sowohl in technischer als auch in organisatorischer Hinsicht. Ebenso darf das Tool nicht voraussetzen, dass Agenten auf anderen Systemen implementiert werden müssen.
2. Keine Abhängigkeit von speziellen Kompetenzen: Die Anbindung an vorhandene Systeme und Anwendungen muss ohne externes Know-how realisierbar sein.
3. Klares Leistungsprofil: Das Tool sollte keine langatmigen Analysephasen auslösen, sondern schnell einsetzbar sein.
4. Geringer Betriebsaufwand: Um die Betriebsbedingungen effizient zu halten, darf kein ständiger Pflegebedarf ausgelöst werden. Aufwand darf nur entstehen, wenn mit der Lösung produktiv gearbeitet wird.
5. Eigenständige Modifikationen: Die Anpassung des Systems an sich ändernde Umgebungen sollte in eigener Regie vom Anwender durchführbar sein. Im Falle von Programmierungen müssen gängige Script-Sprachen (z.B. VBScript, Perl oder Powershell) möglich sein.
6. Wiederverwendbarkeit von Prozessen: Bereits realisierte intern erstellte Arbeitsabläufe und extern übernommene Workflows sollten sich in dem Tool problemfrei abbilden lassen.
7. Klares Rollen- und Berechtigungsmanagement: Das Tool muss unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungen unterstützen, so etwa Prozessdesigner, Systemspezialisten, Koordinatoren usw.
8. Intelligente Versionierungsfähigkeit: Es ist erforderlich, dass die Lösung eine integrierte Versionierung bzw. Revisionierung der Workflows anbietet, kombiniert mit einer mehrstufigen Freigabe.
9. Eigenes Variablen-Management: Zu dieser Pflichtfunktion gehört die Auswertung bzw. Übernahme aller von der IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellten Parameter und toolspezifischen Variablen. Nur auf diese Weise lässt sich Schritt für Schritt eine unternehmensweite Prozessunterstützung etablieren.
10. Benutzerfreundlichkeit: Der Anwender sollte über die ihm vertrauten Interfaces angesprochen werden, sei es ein Browser-basiertes oder ein im Mail-Programm integriertes Portal.

„Der Automatisierungsgedanke ist in der Praxis noch viel zu selten umgesetzt“, urteilt centracon-Geschäftsführer Robert Gerhards, was nach seiner Beratungserfahrung an den häufig schwer zu handhabbaren Lösungen liegt. „Die meisten bestehenden Tools sind aufwändig in der Implementierung und lassen sich nur kompliziert handhaben, wodurch der eigentliche Nutzen schnell wieder verloren geht“, lautet seine Kritik. Er verweist darauf, dass häufig Automatisierungsprojekte aufgrund ihrer Komplexität, der vielen Schnittstellen und aufwendigen Anpassung nicht bis zum Ende realisiert werden. Als Konsequenz müssen sowohl das neue Tool als auch die alten Werkzeuge mit erhöhtem Personalaufwand betrieben werden. „Eine stufenweise Vorgehensweise in der Projektumsetzung und eine modulare Prozessabbildung kann helfen, die noch nicht ausreichend reifen Abteilungen zunächst außen vor zu lassen und nur mit Checklisten einzubinden bzw. eine Teilautomatisierung mit anschließend sukzessiver Erweiterung zu realisieren.“