H&S/Metalogix und docs&rules mit gemeinsamer Compliance-Lösung für E-Mails

Eine gemeinsame Lösung für effizientes und Compliance-konformes E-Mail Management stellen der E-Mail Archivierungs-Spezialist H&S Software AG, Metalogix und der Berliner GRC-Lösungsanbieter docs&rules GmbH vor. GRC steht dabei für das neue IT-Segment Governance, Risk & Compliance (GRC). „PAM for EXCHANGE und MailAnalyzer" sorgen für eine revisionssichere Ablage und kontrollierte Prozess-Steuerung von E-Mails. Das Produkt ist eine Kombination der Softwarelösungen aus dem Hause Metalogix und docs&rules und ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Dokumente entsprechend geschäftlicher Anforderungen und rechtlicher Vorschriften korrekt und effizient zu verwalten.

Mit PAM for EXCHANGE von Metalogix bzw. PAM for NOTES aus eigener Entwicklung, verfügt die H&S als exklusiver Reseller der Metalogix Archiverungslösungen in der DACH-Region über eines der führenden E-Mail-Archivierungssysteme auf dem deutschen und internationalen Markt mit über 1.600 Anwendern. Die Software ermöglicht eine sichere Ablage der E-Mails bei gleichzeitigem schonendem Umgang mit dem Speicherplatz. Die docs&rules bietet mit ihrem MailAnalyzer ein Werkzeug für die Analyse geschäftsrelevanter Dokumente mit Hilfe modernster Erkennungstechnologie, um die geschäftliche Bedeutung des Dokuments einzuschätzen und wichtige Informationen für die weitere Bearbeitung herauszufiltern. Anhand der erkannten Inhalte werden die Dokumente rechtlichen und/oder organisatorischen Themenfeldern zugeordnet und zusammen mit relevanten Informationen aus dem Dokument an nachfolgende Systeme (z.B. Archiv, Workflow, ERP) weitergeleitet.

Für die neue Lösung wurden der MailAnalyzer und PAM for EXCHANGE optimal miteinander verknüpft: Nach der revisionssicheren Archivierung werden die E-Mail-Texte sowie deren Anhänge an den MailAnalyzer übergeben. Dieser führt eine systematische Analyse der E-Mails durch und gibt die erschlossenen Informationen an PAM for EXCHANGE zurück. Der Nutzer verlässt somit nicht seine gewohnte Umgebung.

Dr. Mathias Petri, Geschäftsführer der docs&rules GmbH: „Der kombinierte Einsatz von PAM for EXCHANGE mit dem MailAnalyzer garantiert dem Anwender die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Regularien bei der täglichen Arbeit mit E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten. Gleichzeitig reduziert sich die Bearbeitungs- und Ablagezeit im E-Mail-gestützten Geschäftsverkehr erheblich. Selbst bei einer manuellen Kontrolle und gelegentlichem Eingriff sinkt die notwendige Bearbeitungszeit auf nur noch wenige Sekunden."

H&S, Metalogix und docs&rules werden bei der Identifizierung, Einführung und Implementierung von IT-gestütztem E-Mail Management künftig eng zusammenzuarbeiten. Dabei soll sowohl die gemeinsame Schnittstelle intensiv vermarktet als auch Produkte und Leistungen der jeweils anderen Partei bei Endkunden unmittelbar oder mittelbar über Partner angeboten und vertrieben werden. Stephan Gehling, Leiter Marketing der H&S Software AG: „In die praxisgerechte Lösung sind die langjährigen Projekterfahrungen der Partnerunternehmen in den Bereichen GRC, elektronisches Dokumentenmanagements und Archivierung eingeflossen."