Außenstände im Blick behalten – ab wann offene Rechnungen einfordern?

Seine Debitoren bzw. Schuldner sollte jeder Unternehmer genau im Blick halten. Zu viele offene Rechnungen können schnell zu Liquiditätsengpässen und damit zur Unternehmenskrise führen. Zum leidigen Thema offene Rechnungen gibt es ein Sprichwort, das sagt: „Der billigste Kredit ist der Lieferantenkredit.“ Soll heißen: Wer es immer wieder hinauszögert, offene Rechnungen zu begleichen, macht Geschäfte auf Kosten derjenigen, die in Vorleistung gegangen sind. Aber selbst wenn dahinter kein Kalkül steckt, sondern wenn jemand aus individuellen Gründen nicht zeitnah zahlt oder eine Rechnung schlicht und einfach mal vergisst, kann derjenige seine Geschäftspartner in die Bredouille bringen. Risikofreudige Verbraucher, Unternehmen mit Liquiditätsengpässen, schlechte Zahlungsmoral gefährdet die Existenz unzähliger Firmen. Mit einem effizienten Forderungsmanagement minimieren Firmen diese Gefahr. Wie Inkassodienstleister, Mahnschreiben, Mahnbescheid und Klage tatsächlich helfen. Außenstände haben so manchem Unternehmen schon das Genick gebrochen oder zumindest dafür gesorgt, dass die Liquidität trotz guter Auftragslage unverschuldet eingeschränkt wird. Lassen Sie nicht zu, dass die Ihnen, das auch passiert, behalten Sie Ihre Außenstände im Blick!

Wenn Sie in den Verträgen mit Ihren Kunden kein individuelles Zahlungsziel festgelegt haben, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist: In Deutschland beträgt diese 30 Tage nach Zugang einer Rechnung. Umgekehrt wird ebenso ein Schuh daraus, das bedeutet: Um die Zahlungsfrist zu kürzen, müssen Sie dies schon vor erbrachter Leistung vertraglich festlegen. Das bedeutet: Falls Sie keinen Vertrag gemacht haben, genügt es nicht, einen bestimmten Kalendertag als Zahlungsziel auf Ihrer Rechnung zu bestimmen, sondern es gelten die gesetzlichen 30 Tage. Ist nach diesen 30 Tagen kein Geld auf Ihrem Konto eingegangen oder wenn Sie ein kürzeres oder sogar längeres Zahlungsziel im Vertrag festgelegt haben: falls Sie bis zu diesem individuellen Termin kein Geld gesehen haben wird es Zeit, sich um die Außenstände zu kümmern.

Ob Sie es „Zahlungserinnerung“ nennen (klingt ganz freundlich – eine „Erinnerung“ kann man ja als einen zuvorkommenden Service am Kunden betrachten) oder „Mahnung“ (das ist das wohl strengere Wort, das vielleicht ein Quäntchen mehr Entschlossenheit suggeriert): Sie sollten Ihre Schuldner signalisieren, dass der Zeitpunkt der Zahlung bereits überschritten ist. Vielleicht hat er die Rechnung wirklich nur vergessen (jeder vergisst mal was!) oder sie ist in der Buchhaltung vom Schreibtisch gerutscht aber behandeln Sie Außenstände nicht stiefmütterlich, sondern behalten Sie diese im Blick. „Der billigste Kredit ist der Lieferantenkredit“ gilt nur für denjenigen, der die Rechnung bezahlen soll, die Kosten für diesen „billigen Kredit“ bezahlen nämlich Sie!

Weniger Zeit mit der Debitorenbuchhaltung verbringen

Der Kunde hat die bestellte Ware bereits erhalten, lässt jedoch mit der Begleichung der noch offenen Rechnung auf sich warten. Eine gutes Debitorenmanagement hilft dabei, schnell einen Überblick über offene Posten, Zahlungsziele und säumige Kunden zu erhalten. Dann können Sie als Unternehmer schnell reagieren und mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen hoffentlich eine Zahlung erreichen. Dies bedeutet jedoch grundsätzlich immer Arbeit und kommt es dann doch zum Zahlungsausfall, kann dies unangenehme Folgen für Sie haben. Vor diesem Hintergrund eignet sich ein Inkassounternehmen als Instrument, um schnell Ihr Geld zu erhalten.

Fazit: Debitorenmanagement und Inkasso mit wichtiger Funktion für Ihr Unternehmen

Der Kunde zahlt nicht? Die Debitorenbuchhaltung dokumentiert, wer Ihnen noch Geld schuldet. Dies ist einerseits gut zu wissen, andererseits sollten Sie die Erkenntnisse nutzen und dementsprechend handeln. Schließlich können sich lange Zahlungszielüberschreitungen oder gar spätere Zahlungsausfälle gravierend auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken. Im schlimmsten Fall ist gar der Fortbestand gefährdet. Gehen Sie daher proaktiv mit den Themen Zahlungserinnerungen und Mahnungen um. Keine wertvolle Zeit verlieren. In Zahlungsverzug kann der Schuldner auch ohne Mahnung geraten. Auf der Rechnung oder der vertraglichen Vereinbarung kann bereits eine feste Zahlungsfrist oder ein fixer Zahlungstermin vereinbart sein. Wenn der Schuldner bis zu diesem Termin bzw. vor Ablauf dieser Frist nicht bezahlt hat, befindet er sich in Verzug; dazu bedarf es keiner gesonderten Zahlungserinnerung durch seinen Geschäftspartner. Die Folge kann die Einschaltung eines Inkassounternehmens sein. In der Praxis sollten Sie nicht warten, dass Ihnen Ihr Steuerberater mit der monatlichen Auswertung der Buchhaltung eine Liste der Debitoren schickt. Dann sind schließlich oftmals schon bis zu 2 Monate seit Rechnungsstellung vergangen. Nehmen Sie besser ein Inkassounternehmen in Anspruch, dies sind Experten auf Ihrem Gebiet und sorgen dafür das Sie weiterhin Liquide bleiben.

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