Recruiting für den Mittelstand: Digital und transparent

Ein zeitsparendes und transparentes Bewerbermanagement ist auch für mittelständische Unternehmen unabdingbar, wenn sie im Wettbewerb um die besten Fachkräfte gewinnen wollen. Ein Hersteller innovativer Fahrzeuginneneinrichtungslösungen aus Bayern konnte mit der Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting den gesamten Recruiting-Prozess erfolgreich digitalisieren und beschleunigen.

Mittelständische Unternehmen haben Bewerbern häufig einige Annehmlichkeiten zu bieten: flache Hierarchien, kürzere Wege und oft mehr Gestaltungsfreiräume als in großen Konzernen. Um neue Fachkräfte zu erreichen, braucht es aber auch ein schnelles und agiles Recruiting-System. Diese Erfahrung machte auch die Sortimo GmbH, Hersteller für maßgeschneiderte Fahrzeuginneneinrichtungslösungen. Die Geschichte des Unternehmens begann vor über 40 Jahren mit einem blauen Metallkoffer: in einem eigens entwickelten System aus passgenauen Kunststoffboxen hatte der Handwerker Schrauben, Dübel und andere verbindungstechnische Teile übersichtlich und griffbereit geordnet. Inzwischen entwickelt, fertigt und vertreibt das Unternehmen mit Hauptsitz im bayerischen Zusmarshausen Einrichtungslösungen weltweit für die unterschiedlichsten Branchen und Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie. Die Entwicklung ist durch starkes Wachstum geprägt; so stieg die Mitarbeiterzahl innerhalb weniger Jahre von rund 200 auf über 1.300 Beschäftigte. Dementsprechend wuchs auch die Anzahl der Bewerbungen, fast 5.000 waren es bereits im Jahr 2017.

Ordnung mit System braucht Automatisierung

Die Personalreferenten hatten also alle Hände voll zu tun – konnten sich dabei aber zu wenig den wichtigen Aufgaben wie Personalentwicklung, Analysen und strategische Planung widmen. Das lag daran, dass man mit dem bisherigen System an seine Grenzen stieß: Alle Daten der Bewerber mussten zunächst händisch übertragen werden. Das erforderte sehr viel Zeit, die dann für die eigentlichen Aufgaben der HR-Abteilung fehlte. Ein anderes Problem war die mangelnde Transparenz: "Wie lang brauchen wir im Schnitt, um eine Stelle zu besetzen? Erreichen wir mit unseren Anzeigen auch wirklich unsere Bewerberzielgruppe, zum Beispiel IT-Spezialisten? Solche grundlegenden Fragen konnten wir mit dem bestehenden System gar nicht beantworten", sagt Julia Kretzdorn, Personalreferentin und verantwortlich für Recruiting bei Sortimo, "Wir wollten unbedingt besser und effizienter werden, dafür brauchten wir ein System, das auch Analysen und Soll-Ist-Vergleiche umfasst".

Deshalb suchte man nach einer neuen Lösung. Da unternehmensweit bereits SAP im Einsatz war, fiel die Wahl auf SAP SuccessFactors Recruiting. Die cloudbasierte Recruiting-System bietet eine ganzheitliche und durchgängige Anwendung für die Personalgewinnung mit integrierten Auswahl- und Analysetools. Bewerber können sowohl über klassische Jobportale als auch über soziale Netzwerke individuell erreicht werden.

Als Partner für die Implementierung konnte die Münchner IT-Beratung projekt0708 mit Spezialwissen und Kundenorientierung überzeugen. Die Geschäftsführer selbst kamen für einen ganztägigen Vortermin nach Zusmarshausen. "Sie nahmen sich diese Zeit, um zunächst alle SAP Problemstellungen ausführlich mit uns durchzusprechen", erläutert Personalleiter Martin Troschke und nennt ein weiteres Kriterium: "Bei Partnerprojekten ist uns wichtig, einen Ansprechpartner während des gesamten Projekts zu haben". Auch diese Bedingung war mit dem Einsatz von Senior Consultant Robert Fieser als Projektleiter seitens projekt0708 erfüllt.

Nach dem Kick-off Anfang Oktober 2017 konnte das Projekt beginnen. Der Zeitplan war anspruchsvoll: Innerhalb von 6 Monaten sollte nicht nur SAP SuccessFactors Recruiting im Unternehmen eingeführt werden, sondern parallel auch eine ganz neue, ebenfalls auf der Software basierende Karriere-Website erstellt werden. Das erforderte viel Vorbereitung und Arbeit auch auf Kundenseite sowie intensive interne Zusammenarbeit mit den Marketing- und IT-Verantwortlichen. "Die Energie und der Willen des HR-Teams, eine wirklich gute und zukunftsorientierte Lösung zu finden, waren während des gesamten Projekts spürbar, das ist auch für uns als Berater eine Bereicherung", sagt Robert Fieser.

Von Beginn an setzten die Dienstleister für die Arbeit im gemeinsamen Projektteam auf eine Regelkommunikation: In wöchentlichen Calls wurden anstehende Fragen und der Stand der Aufgabenerfüllung besprochen – für die Anwender eine Arbeitserleichterung und auch ein deutlicher Pluspunkt in der Bewertung.

Recruiting – neu geordnet

Anfang Mai 2018 ging das neue Recruiting System an den Start. In den folgenden Wochen wurden alle Fachbereichsleiter vor Ort oder mit Live-Demos geschult. Die Unterschiede zu früher sind von Anfang an signifikant: Nichts muss mehr manuell eingegeben werden, die gesamte Abwicklung wurde digitalisiert. Die Daten werden automatisch richtig zugeordnet und sind somit auch schnell auffindbar. Ordnung mit System, das Versprechen an die Sortimo-Kunden, gilt jetzt auch im HR-Management.

Die neue Lösung spart nicht nur den Zeitaufwand für die manuellen Übertragungen, auch die Ausschreibungen, Nachverfolgung und Terminkoordination laufen nun schnell und reibungslos per System. "Früher waren die Stellenausschreibungen papiergebunden: Zunächst mussten die entsprechenden Formulare ausgefüllt, anschließend über den Hauspostweg von allen Verantwortlichen per Unterschrift freigegeben werden und erst dann konnten wir die Stelle ausschreiben", erinnert sich Julia Kretzdorn. Mit den neuen digitalen Prozessen sind auch die Fachbereichsleiter stärker in der Verantwortung und können flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

Für die HR Abteilung bedeutet das neue System neben der Arbeitserleichterung vor allem Transparenz und Planbarkeit: "Anhand der Auswertungen können wir jetzt nachvollziehen, welche unserer Maßnahmen greifen und wir können entsprechend nachjustieren", sagt Julia Kretzdorn.

Schnell und übersichtlich – auch für die Bewerber

Natürlich profitiert auch die eigentliche Zielgruppe: Bewerber haben in wenigen Minuten ihre Daten hochgeladen und können den aktuellen Stand ihrer Bewerbung jederzeit im System einsehen, ohne anrufen und nachfragen zu müssen. Durch die direkte Eingabe ist automatisch auch den Anforderungen der DSGVO Genüge getan. Die sonst notwendige Abfrage des Einverständnisses zur Datennutzung erübrigt sich.

Durch die schnelle und transparente Bearbeitung kann das Unternehmen nun auch bei den Fachkräften der Zukunft seine Vorteile als agiler Mittelständler voll ausspielen. "Die klassischen Vorzüge der mittelständischen Unternehmen wie kurze Wege und schnelle Entscheidungen sind mit dem neuen Recruiting System jetzt auch für jeden Bewerber sofort greifbar. Das bedeutet für uns auch einen Vorsprung vor dem Wettbewerber", fasst Personalleiter Martin Troschke zusammen.

Bei Sortimo ruht man sich auf dem Erreichten nicht aus: Nach der erfolgreichen Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting laufen bereits zwei Anschlussprojekte im Bereich des HR-Managements.

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Die projekt0708 GmbH ist ein innovatives IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das sich auf SAP-Cloudlösungen für HR (SAP SuccessFactors), SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) und SAP Concur spezialisiert hat. Darüber hinaus verfügt projekt0708 über Expertisen in der Mobilisierung und Vereinfachung von Geschäftsanwendungen auf Basis neuester SAP-UI-Technologien, wie etwa SAP Fiori. Hauptsitz des Unternehmens ist München.
Ursprünglich als Arbeitstitel für das "Projekt Selbständigkeit" der Firmengründer gedacht, blieb projekt0708 später als Unternehmensname bestehen. Seit Juli 2008 unterstützen die Mitarbeiter von projekt0708 Unternehmen jeder Größe und sämtlicher Branchen. Damit richten sich die Service- und Beratungsleistungen auch an international aufgestellte Unternehmen. Neben der HR-Konzept- und Prozessberatung zählen insbesondere SAP-ERP-HCM-Beratungsleistungen zum Angebot. Darüber hinaus umfasst die Expertise alle erforderlichen Technologien, Methoden und Programmiersprachen für maßgeschneiderte Implementierungen und kundenspezifische Zusatzentwicklungen.
Als Bestätigung der Kompetenzen und Projekterfolge hat projekt0708 bereits seit 2014 den Status als SAP-Partner mit SAP Recognized Expertise im Bereich SAP ERP HCM für Deutschland inne und ist seit 2016 SAP Gold Partner. 2017 folgte der offizielle Status als Cloud Reselling Partner der SAP. In 2018 konzentrierte sich projekt0708 auf die Cloud-Lösungen der SAP und wurde SAP Concur Customer Success Partner (CSP) sowie SAP Concur Certified Implementation Partner (CIP) und besitzt seitdem SAP Recognized Expertise für die Lösungen SAP SuccessFactors Recruiting und SAP SuccessFactors Onboarding in Deutschland.

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