Die digitale Personalakte mit xECM for SuccessFactors

Das Human Capital Management ist heutzutage im Kampf um hochqualifizierte Talente einer der wichtigsten Bereiche einer Unternehmung. Gleichzeitig ist das Personalwesen extrem dokumentenintensiv und steht vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung der Lebenszyklen aller anfallenden Dokumente von der ersten Erfassung über die Verwaltung bis zum (gesetzlich vorgeschriebenen) Löschvorgang hinweg.

Was früher Schränke von Aktenordnern füllte, setzt sich heute aus verschiedenen On-Premise- und Cloud-Systemen, diversen Applikationen oder verteilt in unzähligen E-Mail-Eingängen zusätzlich zur weiterhin genutzten Papierakte zusammen.

Gerade Nachwuchskräfte übertragen jedoch den für sie in anderen Lebensbereichen zum Standard gewordenen Service der digitalen Transformation auch auf ihr Berufsleben, sodass Unternehmen mit altmodischen und ineffizienten Prozessen für sie zunehmend unattraktiv werden. Diese Unternehmen verlieren nicht nur den Kampf um die Talente der Zukunft, sie setzen sich gleichzeitig auch großen Compliance-Risiken aus, wenn ihre HR-Abteilungen ohne Records Management und dem Schutz vor missbräuchlichem Zugriff agiert.

Die Lösung hierfür liegt in einer digitalen Personalakte, die die heterogenen Dokumente speichert und unternehmensweit zentralisiert managed. Hierfür stellt SAP mit SAP SuccessFactors eine der führenden HR-Plattformen als Cloud-Lösung bereit. Die fehlende Personalakte liefert OpenText mit Extended ECM for SAP SuccessFactors.

Das zentrale Element dieser digitalen Personalakte ist Extended ECM von OpenText, die branchenführende Enterprise Content Management Plattform. Die Personalakte von OpenText läuft in der Cloud und ist perfekt in SAP SuccessFactors integriert. Sie erlaubt ebenso das Zusammenspiel mit der On-Premise-Lösung SAP ERP HCM.

Auch Hybridmodelle mit HCM und SAP SuccessFactors sind möglich. xECM liefert einen zentralen Aufbewahrungsort zur Übersicht aller relevanten Dokumente. Dazu gehört ebenfalls, dass Inhalte aus unterschiedlichen Anwendungen auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. Im Personalwesen spielen besonders E-Mails und Word-Dokumente, PDF-Dateien, aber auch eingescannte Papierakten eine Rolle.

Dokumente können durch den Self-Service hochgeladen und durch eine ereignisbasierte Dokumentengenerierung erstellt werden.

Um den gesteigerten Compliance-Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, stellt die OpenText-Lösung ein umfassendes Aufbewahrungsmanagement für alle Mitarbeiterdokumente bereit (Archivierung, Beibehaltung, Löschung), das sich auch länderspezifisch anpassen lässt. So stellt die digitale Personalakte das Records Management über Richtlinien der Personalverwaltung in einem geschützten und zentralisierten Repository sicher.

Neben rollenbasierte Berechtigungen findet auch eine Dokumentenvollständigkeitsprüfung statt. Zusätzlich ist eine personalisierte HR Korrespondenz für mehr als 1000 Mitarbeiter möglich, da xECM vordefinierte Dokumentenvorlagen bietet und personalisierte Serienbriefe durch einen einzigen Klick an Mitarbeiter versendet wobei auch Multi-Channels bedient werden können.

Eine umfassende Suchfunktion auch über Metadaten zusammen mit übersichtlichen Ordnerstrukturen liefert Bedienkomfort und ein 360-Grad-Ansicht des Mitarbeiters.

Die Personalabteilung wird so von der Last arbeitsintensiver manueller Vorgänge befreit und Personalmitarbeiter haben mehr Zeit, Talente sinnvoll zu fördern, HR-spezifische Projekte zu leiten und die Service Level-Erwartungen der neuen Generation von Mitarbeitern zu erfüllen. Neben Produktivitätsgewinnen steigt so auch die Attraktivität als Arbeitgeber auf dem Markt.

Wir als Fink IT Solutions unterstützen Sie gerne bei der Auswahl des richtigen Betriebsmodells für Ihr Personalmanagement. Als OpenText Partner sind wir darüber hinaus Ihr erster Ansprechpartner für die Digitalisierung Ihrer Personalakten mit Hilfe von OpenText Extended ECM for SAP SuccessFactors.

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Zudem hat sich Fink IT-Solutions auf die Beratung im ECM- und Mobility-Umfeld spezialisiert und bietet seinen Kunden umfangreiche Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen, sowie eigene Produkte an. So können SAP-Prozesse durch Automatisierungslösungen für das Dokumentenmanagement (Rechnungsprüfung, Workflow, OCR, EDI) und in der Mobilisierung von SAP-Prozessen effizienter gestaltet werden.

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