STEIGERUNG VON EFFIZIENZ TRANSPARENZ UND PLANUNGSQUALITÄT DURCH EINE DIGITALISIERUNG VON ABLÄUFEN

Im Rahmen der Verarbeitung von Eingangsrechnungen nimmt der Anteil digitaler Rechnungen bereits seit einigen Jahren deutlich zu, insbesondere seit der Klarstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz, dass diese ohne digitale Signatur verwendet werden dürfen und damit Papierrechnungen gleichgestellt sind. Die nationale Umsetzung der Europäischen Richtlinie 2014/55 wird diesen Trend ganz sicher nochmals beschleunigen.
Damit der elektronische Rechnungsaustausch perfekt funktioniert, ist ein strukturiertes Datenformat erforderlich, das genau definiert, wie Rechnungsdaten in der elektronischen Rechnung anzugeben sind, damit eine vollelektronische Bearbeitung von der Bestellung bis hin zur Zahlung ermöglicht wird. Und um vorab ein Missverständnis auszuräumen: Eine per Email-Anhang erhaltene Eingangsrechnung im PDF-Format stellt keine elektronische Rechnung im eigentlichen Sinne dar, da in der Regel keine strukturierten Daten (wie z.B. bei Xrechnung, ZUGFeRD 2.0 oder sonstigen hybriden Formaten) ausgetauscht werden. Eine solche Digitalisierung papiergestützter Prozesse, wir sprechen hierbei von unechter Invoice-Automation bietet zwar deutliche Vorteile gegenüber rein papiergestützten Prozessen bietet aber wiederum deutlich weniger Vorteile als eine echte Invoice-Automation.
Eine echte Invoice-Automation macht strukturierte Daten verfügbar, die eine digitale Verknüpfung mit vor- und nachgelagerten Prozessabläufen ermöglicht. Durch einen elektronischen Abgleich mit den Lieferanten-Stammdaten sowie den elektronischen Bestelldaten kann sowohl die Validierung, als auch die Rechnungsprüfung automatisch und kontaktlos erfolgen.
Beispiel: Bearbeitung von Eingangsrechnungen Standardisierte Prozesse mit einem hohen Automatisierungsgrad sorgen für reibungslose Prozesse, reduzieren die
Durchlaufzeiten und führen zu erheblichen Kosteneinsparungen und das nicht nur in der Buchhaltung, sondern entlang der gesamten Prozesskette von der Bestellung bis zur Zahlung. Mit einer echten Digitalisierung des Procure-To-Pay-Prozesses sind darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile verbunden:
Die mit der Digitalisierung einhergehende Transparenz ist geeignet, das „Maverick Buying“ einzudämmen, da jederzeit erkennbar ist, welche Person den Bestellprozess ausgelöst hat und welches die belastete Kostenstelle bzw. der belastete Kostenträger ist.
Ein funktionierender Kreditorenprozess gewährleistet die Einhaltung von Zahlungszielen und damit einhergehend eine Positionierung als zuverlässiger Geschäftspartner und vermeidet gleichzeitig den häufig nicht unerheblichen Aufwand für Mahnungen.
Die Integration eines elektronischen Validierungs-Clients minimiert weiterhin die Gefahr, dass selbst im internationalen Geschäft mit zahlreichen unterschiedlichen nationalen Regelungen, fehlerhafte Rechnungen bei einer späteren Betriebsprüfung zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Im Rahmen der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen ermöglicht ein elektronisches Rechnungseingangsbuch gleichzeitig einen jederzeitigen umfassenden Überblick über eingegangene Rechnungen und damit eine jederzeitige Auskunftsfähigkeit z.B. bei Mahnungen. Der digitale Versand und Empfang von Rechnungen ermöglicht ein modernes Liquiditätsmanagement. Fließen
die Daten von Ein- und Ausgangsrechnungen gemeinsam mit den Kontoständen in die Cash-Planung ein, so wird die Liquiditätskontrolle verbessert. Gleichzeitig nimmt die Qualität von Prognosen deutlich zu.

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