Praxistipp: Visuelles Management für die Feuerwehr Schichtplanung

Nutzen Sie die Prinzipien des visuellen Managements und machen Sie sich die Schichtplanung für Ihre Feuerwache so einfach und übersichtlich wie möglich.

In kaum einer anderen Institution ist Zeit so entscheidend wie bei der Feuerwehr. Die Feuerwache muss stets bereit sein, auf einen möglichen Alarm sofort zu reagieren. Eine schnelle Reaktionszeit kann da schon schnell zwischen Leben und Tod entscheiden. Überflüssige Absprachen und unklare Verantwortlichkeiten können sich die Feuerwehrleute nicht leisten.

Die Schichteinteilung muss daher möglichst genau, unkompliziert und nachvollziehbar für alle Beteiligten verlaufen. Doch wie macht man sich die Arbeit so einfach wie möglich?

Ein sehr großer Zeitaufwand kann bereits mit einem einfachen Steckkartensystem verhindert werden. Angelehnt an die Methode des visuellen Managements ist hierbei das Ziel, eine einfache visuelle Hilfestellung direkt vor Ort aufzubauen. Am einfachsten geht es mit einer Steckkartentafel für die Schichteinteilung.

Auf einfachen Steckkarten werden die verfügbaren Mitglieder der Feuerwache aufgedruckt und dann einfach den jeweiligen Steckleisten zugeordnet. Die Steckkarten sind hierbei exakt auf die Steckleisten zugeschnitten. Die Schichteinteilung kann so von jedem Teammitglied kinderleicht bearbeitet werden, indem die Steckkarten manuell von einer Steckleiste in die andere gelegt werden. Dies ermöglicht ein einfaches Handling mit minimalem Aufwand.

Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie ein Schichtplan der Feuerwehr in der Praxis aussehen könnte:

Um die Schichtplanung so einfach wie möglich zu halten, haben wir ein kompaktes Whiteboard direkt im Einsatzgebiet platziert. Die Tafel in zwei Bereiche aufgeteilt. Durch Tafelteiler und Überschriftsetiketten haben wir für eine professionelle Darstellung gesorgt, durch die sich alle Beteiligten sofort zurechtfinden können.

Auf der linken Seite haben wir zwei Steckleisten für die Schichtplanung angebracht. Drei Bereiche haben wir für die Schichteinteilung gekennzeichnet. Ein Bereich gilt den Abwesenheitsfällen aufgrund von Krankheiten und Schulungen, sodass kurzfristige Änderungen schnellstmöglich mitgeteilt werden können. Einfach beim Vorbeigehen kurz hinsehen und schon weiß man Bescheid.

Als zusätzliche Hilfestellung haben wir auf der rechten Seite mit Dokumentenhaltern die aktuellen Informationen platziert. Der einfache Magnetrahmen ermöglicht den schnellen Austausch von wichtigen Informationsblättern, ohne unnötige Verzögerungen. Für Schulungslisten eigenen sich fensterlose Magnetrahmen, die direkt beschriftet werden können. Hierfür bedienen wir uns eines magnetischen Stiftesets, den wir ebenfalls direkt an der Tafel platziert haben. Damit haben wir immer verfügbare Schreibmittel direkt vor Ort.

Mit diesem einfachen Vorgehen können Einsatzplanungen, Anwesenheitslisten, Zuständigkeitsdarstellungen und weitere Teamvisualisierungen einfach und ohne zeitaufwendige Einarbeitungen durchgeführt werden. Kurz gesteckt und schon ist man auf der aktuellen Höhe.

Verlieren Sie keine Zeit mit der praktischen Visualisierung Ihrer Schichtplanung!