Dokumenten-Management-System

Die Dokumentenverwaltung in einer Organisation sollte die Erstellung, Anwendung und Verwaltung spezieller Systeme umfassen, die in das Managementsystem und die Verwaltungsprozesse integriert sind.

Eine solche Verwaltung erfolgt im Rahmen eines Systems, das als "Aufzeichnungssystem" oder "Dokumenten-Management-System" bezeichnet wird, und ist definiert als ein Informationssystem, das die Sammlung von Dokumenten (Aufnahme von Dokumenten in das System), die Verwaltung von Dokumenten und den Zugriff darauf ermöglicht .

Ein Dokumentenverwaltungssystem sollte die folgenden Eigenschaften haben:

– Gewährleistung der Eigenschaften von Dokumenten wie Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Gebrauchstauglichkeit;
– Gewährleistung der Zuverlässigkeit der Dokumentenverwaltung, d. H. die Fähigkeit, Dokumente für eine lange Zeit und korrekt gemäß den festgelegten Verfahren zu erstellen, zu verwenden und zu speichern;
– Gewährleistung der Integrität und Einheitlichkeit aller Maßnahmen und Verfahren zur Verwaltung von Dokumenten;
– Gewährleistung der Übereinstimmung aller Maßnahmen zur Dokumentenverwaltung mit den festgelegten Anforderungen (extern und intern);
– Gewährleistung der Vollständigkeit (Komplexität) des Dokumentenmanagements durch Abdeckung aller Arten von Aktivitäten, aller Formate der Datenpräsentation in Dokumenten und aller Arten von Informationsträgern.

Das Dokumentenverwaltungssystem sollte die folgenden Funktionen implementieren:

– Aufnahme von Dokumenten in das Dokumentenverwaltungssystem;
– Einchecken;
– Klassifizierung;
– Zugang und Schutz;
– Aufbewahrung und Aufbewahrung von Dokumenten;
– Verwendung von Dokumenten, Kontrolle ihrer Bewegung und Verwendung;
– Prüfung des Wertes von Dokumenten;
– Auswahl (Übertragung) von Dokumenten zur Aufbewahrung oder Vernichtung.
Erstellung und Anwendung von Dokumentenmanagementsystemen, die sich erfüllen

Managementanforderungen und regulatorische Anforderungen können Folgendes umfassen:

– Entwurf von Dokumentenmanagementsystemen;
– Dokumentation von Systemen;
– Schulung der Mitarbeiter der Organisation;
– Umwandlung von Dokumenten in neue Dokumentenverwaltungssysteme;
– Festlegung von Standards, Festlegung einer Methodik zur Bewertung ihrer Einhaltung und deren Einhaltung;
– Bestimmung der Haltbarkeit von Dokumenten mit langfristigem Wert.
Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Entwurf und der Implementierung von Datensatzverwaltungssystemen sollten die in der Organisation vorhandenen Systeme berücksichtigen.

Die Erstellung und Anwendung von Dokumentenverwaltungssystemen sieht folgende Anforderungen vor:

– funktionale Merkmale zur Ermöglichung der Ausführung und Wartung von Dokumentenverwaltungsprozessen;
– Dokumentieren von Vorgängen mit Dokumenten, was eine vollständige und genaue dokumentarische Fixierung aller Vorgänge impliziert, die mit einem separaten Dokument ausgeführt werden oder sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen;
– Zuordnung von Informationsdokumenten zu ihrer Struktur und Integrität, autorisierte Statuskontrolle, Verknüpfung mit anderen Dokumenten (sogenannte Metadaten);
– Aufzeichnungen über die Kontrolle von Systemprozessen führen, in denen die mit einem separaten Dokument durchgeführten Aktionen detailliert aufgezeichnet werden;
– zuverlässige und wirksame Mittel zur Aufbewahrung und zum physischen Schutz von Dokumenten;
– Unveränderlichkeit der Dokumenteigenschaften (Authentizität, Zuverlässigkeit und Gebrauchstauglichkeit) bei Änderungen des Systems (Änderung der Speicher- und Präsentationsformate, Übergang zu einer neuen Software- und Hardwareplattform, Austausch oder Erweiterung von Anwendungsprogrammen usw.) und selbst wenn seine Funktion beendet ist;
– rechtzeitige, effiziente und sichere Mittel für den Zugriff, die Suche und die Verwendung von Dokumenten;
– wirksame Verfahren für die Aufbewahrung und gegebenenfalls Vernichtung von Dokumenten.

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