Filero – Dokumentenmanagement als individuell anpassbare Lösung

Datenarchivierung ist für Unternehmer zur Pflicht geworden, doch welches ist das richtige und welches DMS lässt sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen?

Das digitale Zeitalter bringt für jedes Unternehmen eine Fülle an Daten und Informationen mit sich, die es intelligent zu verwalten gilt. Viele Firmen vertrauen hierfür auf ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS), wobei Standardlösungen der Branche selten dem individuellen betrieblichen Bedarf gerecht werden. Mit Filero steht Firmen aller Branchen eine Alternative zur Verfügung, mit der sich das Dokumentenmanagement flexibel skalieren und anpassen lässt.

Nachteile klassischer DMS verstehen und umgehen

Ob Wirtschaftsunternehmen oder Behörde, tagtäglich sind neue Daten und Informationen zu erfassen und verarbeiten. Selbst mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System gelingt dies nicht immer reibungslos. Eines der größten Probleme: Die zu verarbeitenden Daten werden an unterschiedlichen Orten von verschiedenen Systemen erfasst und haben selten das gleiche Format. Fehlende Einheitlichkeit und steigende Redundanz machen die Informationsverarbeitung komplexer, als es sein müsste.

Um ein DMS wirklich effektiv zu nutzen und den Umfang redundanter Daten zu minimieren, ist ein webbasierter und skalierbarer Ansatz sinnvoller. Anstatt über ein einfaches DMS nachzudenken, hilft Firmen ein Entreprise-Content-Management-System (ECM) deutlich mehr. Ein solches ECM kann als erweitertes System zum Dokumentenmanagement verstanden werden, das nach einmaliger Einarbeitung den Aufwand im Umgang mit Daten wesentlich reduziert.

Filero als Lösung für das erweiterte Dokumentenmanagement

Alternativen zu herkömmlichen DMS wie Filero basieren auf einer zentralen Archivierung aller erfassten und gespeicherten Daten. Anstatt diese an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Systemen zu verwalten, greifen alle Mitarbeiter auf den gleichen Datenstamm und das gleiche Archiv zu. Jedes neue Dokument wird automatisch indiziert und archiviert, so dass eine einheitliche Zuordnung für alle Beteiligten möglich ist.

Systeme wie Filero sind zudem auf eine Verarbeitung aller gängigen und weniger geläufigen Datentypen ausgelegt. Hierbei muss keine standardisierte Datenerfassung in gängigen Formaten wie PDF gegeben sein. Sollten Originaldokumente nicht in digitaler Form vorliegen und müssen eingescannt werden, stehen alternative Formate wie OCR zur Verfügung. Durch das Hinzufügen von Meta-Informationen lassen sich Suche und Zuordnung solcher Dokumente vereinfachen.

Webbasierende Lösung mit höchster Sicherheit

Mit einer objektorientierten Datenbank-Technologie und als webbasierte Anwendung verbindet ein Dokumentenmanagement-System wie Filero eine hohe Performance mit einem ressourcenschonenden Ansatz. Durch zeitgemäße Maßstäbe in puncto Sicherheit ist der Einsatz revisionssicher und rechtskonform. Oft lässt sich sogar eine höhere Datensicherheit als bei einem herkömmlichen Dokumentenmanagement-System gewährleisten, da es nicht mehr zum separaten Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen kommen muss.

Die Darstellung von Dateien und Dokumenten lässt sich über eine Explorer-Funktion im Web realisieren. Hierbei vertraut Filero auf eine Darstellung im responsiven Design, was einen guten Überblick auf beliebigen Endgeräten vom Desktop-PC bis zum Smartphone sicherstellt. Wer auf welche Daten zugreifen kann, lässt sich über eine individuelle Berechtigungsvergabe gezielt managen.

Individuelle Anpassung nach Kundenwunsch

Sämtliche Eingabemasken von Filero lassen sich beliebig nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens gestalten. Diese Flexibilität lässt sich bei keinem anderen DMS finden und sorgt dafür, dass das Dokumentenmanagement besonders effizient und passgenau ablaufen kann. Zum schnellen Überblick und der einfachen Bedienung trägt das von sollistico entwickelte Dashboard für Filero bei.

Die Entwickler von sollistico bringen Erfahrungen in der Baubranche, dem Einzelhandel und dem Personalmanagement mit. Dies bedeutet nicht, dass die effektive Nutzung von Filero alleine auf diese Branchen beschränkt ist. Die Anpassung der webbasierten Anwendung ist für das Dokumentenmanagement in jedem Nutzerkreis möglich, vom Wirtschaftsunternehmen bis zur öffentlichen Behörde.

Systemumstellung unter fachkundiger Anleitung

Viele Firmen zögern, kurze Zeit nach Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement über eine neue Lösung wie Filero nachzudenken. Dies ist menschlich nachvollziehbar, da Neuerungen im technischen Bereich oft als kompliziert empfunden werden. Speziell bei einem Dokumentenmanagement-System lohnt es jedoch, frühzeitig auf eine effektivere Lösung umzustellen und sich nicht an aufwändige und redundante Strukturen zu gewöhnen.

Viele Unternehmen merken, dass die ursprünglich gewählte Lösung für das betriebliche Dokumentenmanagement nicht den eigenen Ansprüchen und Vorstellungen genügt. Hier rechtzeitig auf ein ECM mit einer zentralen und sicheren Dokumentenverwaltung umzustellen, ist der richtige Schritt. Entwickler wie Filero kennen die Hemmschwelle von Kunden und helfen bei der unkomplizierten Einarbeitung ins System. Dies gibt die Sicherheit, die Transformation schnell zu meistern und das Dokumentenmanagement langfristig zu optimieren.

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