Bessere Ressourcenplanung? So geht es einfach

"Stehen genug Mitarbeiter für das neue Projekt zur Verfügung? Werden wir es fristgerecht
fertigstellen können? Wer steht wann zur Verfügung? Reichen all unsere übrigen Ressourcen?"
Das sind Fragen, die meist zu einem zeitintensiven und komplizierten Abgleich von Kalendern,
Listen und Tabellen führen. Um dies zu vermeiden, bedarf es eines Planungstools, das sowohl
in Sachen Zeitaufwand als auch in Sachen Komplexität Abhilfe schafft.
Die Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist eigentlich für genau das verantwortlich, was man sich unter ihrem
Begriff vorstellt: Ressourcen – also jeder kapazitätsbeschränkte Faktor, der Einfluss auf den
Verlauf des zu planenden Projektes nimmt – werden dokumentiert und verwaltet. Der Begriff
Ressourcen bezieht sich oft auf Mitarbeiter, also Personalressourcen. Es können aber auch
Anlagen, Räume und alle anderen benötigten Ressourcen gemeint sein. Arbeitszeiten,
Überstunden, Feiertage, Urlaube – all diese Faktoren müssen in der Ressourcenplanung
erfasst werden, um einen reibungslosen Ablauf des Projektes zu ermöglichen.
Die Ressourcenplanung stellt die Grundlage des Projektmanagements dar und ist maßgeblich
für die erfolgreiche Umsetzung des jeweiligen Projektes. Doch vielen ist nicht bewusst, welche
schwerwiegenden Folgen eine ineffiziente Ressourcenplanung nach sich ziehen kann.

Relevanz der Ressourcenplanung
Versucht man, eine Ressourcenplanung ohne ein geeignetes Tool aufzustellen und dabei alle
für das Projekt notwendigen Faktoren einzubeziehen, so zeigt sich schnell, wie komplex die
Ressourcenplanung sein kann. Kalkuliert man die Kapazität einer oder gar mehrerer

Ressourcen falsch, so kommt es womöglich zu Engpässen, zur Nicht-Einhaltung von Budget-
oder Fristvorgaben, Arbeitsüberlastung, Ausfällen oder weiteren Problemen.

Zumal gewinnt die Ressourcenplanung immer mehr an Relevanz, welche allerdings mit einer
steigenden Komplexität einhergeht. Die Entwicklung hin zu flacheren Organisationsstrukturen,
Standortunabhängigkeit und unternehmensübergreifenden Kooperationen zeichnen den
aktuellen Wandel der Unternehmensstrukturen aus. Die Koordination verschiedener
Ressourcen und deren Kapazitäten wird dadurch immer komplexer. Es braucht demnach
Technologien und Systeme, welche diesen Anforderungen gerecht werden können.
Vorteile einer effizienten Ressourcenplanung
Eine verbesserte Planung unterstützt und optimiert das Projektmanagement. Hinzu kommt die
Steigerung der Effizienz der eigenen Prozesse durch deutliche Zeiteinsparungen. Dadurch kann
zum einen der Service verbessert werden, zum anderen führt das Vermeiden von Fehlern zu
Kosteneinsparungen. Dies kann letztendlich zu Wettbewerbsvorteilen gegenüber denjenigen
führen, die die Vorteile einer effizienten Ressourcenplanung noch nicht nutzen.
Möglichkeiten der Ressourcenplanung
Ressourcenplanungen werden oftmals in Excel-Tabellen abgebildet. Das Problem: Sie sind
hoch fehleranfällig, müssen aufwendig auf dem neuesten Stand gehalten werden und können
den speziellen Ansprüchen der Planung individueller Projekte oft nicht gerecht werden. Die
Ressourcenplanung sollte sowohl übersichtlich sein als auch Einfachheit schaffen. Auch die
Anpassungsfähigkeit des Systems an die individuellen Gegebenheiten der Agentur ist von
großer Bedeutung.
Die eigenen Kapazitäten kennen – die Agentursoftware HQ
Es bedarf also einer Lösung, die Übersicht schafft und gleichzeitig den Herausforderungen der
jeweiligen Agentur gerecht wird. Die Agentursoftware HQ bietet hierfür die optimale Lösung.

Das HQ ist eine Software, die den gesamten Agenturprozess in nur einem Tool abdeckt – vom
ersten Kundenkontakt bis hin zu Abrechnung und Controlling. Somit ist das HQ eine „all-in-one“
Software, was die Nutzung der Software HQ
zur besten Methode der Ressourcenplanung
macht. Warum?
Das HQ wird der Komplexität und Wichtigkeit der Ressourcenplanung gerecht. Sie erleichtert
euch und euren Mitarbeitern die Ressourcenplanung immens, da sie die für den Erfolg der
Planung relevanten Aspekte abdeckt:
1. Übersichtlichkeit & Transparenz
Die grafische Darstellung über alle verfügbaren Ressourcen, deren aktuelle Auslastung
sowie tagesaktuelle Auswertungen verschaffen dem eigentlich so unübersichtlichen
Thema eine Ordnung, die es ermöglicht, den Überblick über alle Kapazitäten zu
behalten. Der integrierte Feiertagskalender, die Projektpläne, die Möglichkeit der
Urlaubsplanung – inklusive des Antragsprozesses – und die Zeiterfassung mit
individuellen Arbeitszeitmodellen bilden gemeinsam die Informationsgrundlage für die
Planung.
2. Aktualität
Wer im Projektmanagement arbeitet, weiß: Projektpläne ändern sich. Mit der
Ressourcenplanung im HQ ist das jedoch kein Problem, denn jede Verschiebung im
Projektplan spiegelt sich automatisch auch in der Ressourcenplanung wider. So kann die
Projektleitung stets mit tagesaktuellen Verfügbarkeiten planen und rechtzeitig auf
Leerläufe und Engpässe reagieren.
3. Aggregation statt Insellösungen
Der wichtigste Aspekt eines effizienten Projektmanagements ist das Umgehen von
Insellösungen. Wenn Ressourcen in einem Tool und Projekte in einem anderen Tool
geplant werden, kann das dazu führen, dass Informationen beim Datentransfer verloren
gehen. Die Folge: Projekte werden basierend auf fehlerhaften Kapazitäten geplant. Als
all-in-one-Lösung vereint das HQ alle Projektdaten an einem zentralen Ort und umgeht
damit Probleme, die durch die Inkompatibilität von Tools entstehen können.
Durch das HQ und dessen individuelle Anpassungsmöglichkeiten an die jeweilige Agentur
entsteht ein reibungsloser Ablauf. Obwohl der Prozess der Ressourcenplanung oftmals als
komplex und zeitaufwendig gilt, hilft eine all- in-one Software wie das HQ bei der
bestmöglichen, transparenten Planung aller Ressourcen.
Weitere Features des HQ
All-in-one – dieses Prinzip bezieht sich nicht nur auf die Ressourcenplanung. Das HQ verbindet

alle Teilbereiche des Agenturprozesses in einer Software. Vom Customer-Relationship-
Management bis hin zu Controlling & Abrechnung – das HQ ersetzt das übliche System-, App-
und Tabellenchaos durch eine moderne Agentursoftware, die euch den Arbeitsalltag erleichtert!

Fazit
Die Ressourcenplanung ist ein Prozess, der nicht nur schon immer unglaublich wichtig für das
Gelingen eines Projektes war, sondern durch aktuelle Entwicklungen weiterhin immer mehr an
Relevanz gewinnt. Es bedarf einer effizienten Planung von Arbeitskräften, Räumlichkeiten und
allen weiteren für das Projekt notwendigen Ressourcen, um eben dieses Gelingen zu
garantieren. Es wird klar, dass nur das Kombinieren aller relevanten Komponenten in einer
Software die nötige Effizienz ermöglicht.
Eine genaue und transparente Ressourcenplanung verbessert nicht nur den gesamten Prozess
eures Projektmanagements, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag in eurer Agentur. Eine
Software wie das HQ kann euch genau das bieten!

Veröffentlicht von:

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