Grundlage für das IT-Asset-Management ist die wiederkehrende Inventarisierung des IT-Equipments

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Worauf kommt es für die Unternehmen bei der Wahl der Inventarverwaltung an?
Wenn dann der Überblick fehlt, lassen sich die Kosten für die IT-Ressourcen nur sehr schwierig planen. Insbesondere in Unternehmen mit vielen Geräten und einer großen IT-Umgebung ist die Inventarisierung aller Güter unabdingbar. Solide Inventardaten sind hierbei die Grundlage für die IT-Asset-Management-Prozesse. Ein vollständiger Überblick lässt sich aber nur mit professionellen Werkzeugen realisieren.
Eine leistungsfähige Inventarverwaltung kann hier entsprechend unterstützen und für die nötige Transparenz sorgen.

Auf welche Basisfunktionen kommt es bei der Inventarverwaltung an

Das IT-Inventar sollte vollständig erfassbar sein. Dies gilt auch für die Inventarisierung von Software und Lizenzen. Auch sollten sonstige Anlagegüter im Bereich der Nicht-IT-Geräte oder branchenabhängige Geräte, wie zum Beispiel Maschinen, Mobiliar, usw. mit derselben Software inventarisiert und Gerätenummern, Seriennummern, Fibu-Nummern etc. hinterlegt werden können. Die Software sollte mit Blick auf die Bestandskontrolle (Inventur) die mobile Erfassung mit Barcode / QR-Code oder RFID per Scanner bzw. App beherrschen. Darüber hinaus sollte die Software über diverse Auswertungs- und Analysetools sowie über verschiedenen Import- / und Exportfunktionen verfügen. 

Mit der richtigen Software Zeit- und Kostenaufwand minimieren

Der Zeit- und Kostenaufwand der Inventarisierung und die umfassende Aufgabe einer lückenlosen Inventardokumentation wird von den Unternehmen oft unterschätzt. Bei einer großen Menge an Inventargütern ist die Inventur viel umfänglicher als ursprünglich angenommen. Der Aufwand lohnt aber, denn nur so verschafft sich ein Unternehmen einen objektiven Überblick über seine Vermögenswerte und diese sind meist nicht unerheblich. Vor allem in den letzten Jahren sind die Werte der Arbeitsplätze zunehmend angestiegen. 

Hierbei kann Sie die Inventarsoftware von Hoppe Unternehmensberatung bei der vollständigen Inventarisierung von Vermögensgegenständen unterstützen. Das Programm gewährleistet eine Kostenverfolgung und -analyse und gibt Übersicht über den gesamten Lebenszyklus von der Anschaffung bis zur Entsorgung eines Inventargegenstandes. Zur Auswertung werden verschiedene Reportarten zur Verfügung gestellt; sind aber auch individuell über einen Reportgenerator auf die einzelnen Unternehmensbedürfnisse anpassbar. Damit erhalten die Verantwortlichen solide Daten und können auf dieser Grundlage tragfähige sowie zukunftsorientierte Entscheidungen treffen.

Die mobile App gewährleistet Zeitersparnis bei der mobilen Inventur

Die einfache ortsunabhängige Datenübertragung ist mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der heutigen Arbeitswelt und gewährleistet Zeitersparnis bei der mobilen Inventur. Bei der Inventarisierung der Anlagegüter ist die elektronische Erfassung beispielsweise über eine Smartphone-App von Hoppe Unternehmensberatung für Iphone- oder Android-Geräte zu empfehlen. Die damit erfassten Daten können ortsunabhängig mit der Inventarisierungssoftware synchronisiert werden. Die dafür benötigten Barcode-Etiketten können ebenfalls über die HOPPE in unterschiedlicher Ausführung bezogen werden. Die Bar- oder Strichcodes ermöglichen je nach Objekttyp und Standort eine komfortable und dauerhafte Inventar-Kennzeichnung. Des Weiteren sind auch RFID Tags erhältlich. Die Informationen stecken hier in einem Speicherchip auf dem Etikett und beschleunigt den Inventurprozess noch zusätzlich.

Die mobile Smartphone-App kann nicht nur Barcodes bzw. RFID-Etiketten sondern auch QR-Codes lesen. Die Barcode-Etiketten sind wegen des Strichcodes naturgemäß länger. Hingegen sind die QR-Code-Etiketten kleiner bzw. platzsparender und somit auch leichter vom Inventar zu entfernen. Die Lage des Standort und der Objekttyp ist bei der Etikettenauswahl mit Blick auf Abriebsicherheit, Lösungsmittelresistenz und Witterungsbeständigkeit grundsätzlich zu berücksichtigen.

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