Inventarverwaltung sorgt für Überblick über Büromöbel & IT–Equipment

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Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus allen Vermögensgegenständen, die dauerhaft für den Geschäftsbetrieb bestimmt und langfristig im Unternehmen gebunden sind. Hierzu zählen im erheblichen Maß auch Büromöbel und IT-Equipment, über das jedes Unternehmen gemäß der Gesetzeslage ein Inventarverzeichnis zu erstellen hat.

Allerdings ist es nicht sinnvoll nur ausschließlich das Betriebsinventar für eine etwaige Betriebsprüfung zu inventarisieren. Effektiver ist es, auch Anschaffungszeitpunkte, Garantie- und Wartungsfristen, Kaufwert, eventuelle Reparaturen, Historie und den Aufenthaltsort (Räume, Personen) zu erfassen. Damit können Kosten für evtl. erforderliche Ersatzbeschaffungen genauer kalkuliert und Fehlinvestitionen vermieden werden. 

Auch sollte die Inventarisierung nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Hierzu kann eine App für eine mobile Erfassung bei der Inventarisierung sehr hilfreich sein. 

Zur Erfüllung dieser Anforderungen reicht es nicht aus Inventarlisten auf herkömmlicher Weise über beispielsweise Excel-Tabellen zu führen. Eine professionelle Inventarsoftware bietet hier noch zusätzliche Funktionalität, vor allem Transparenz und Übersichtlichkeit. Neben verschiedenen Import-/Export-Funktionen verfügt diese Software auch über Integrationsmöglichkeit mobiler Geräte.

Hierbei kommen bei der Inventarerfassung Barcode-Etiketten zum Einsatz, die auf jedes einzelne Möbelstück aufgeklebt werden. Das IT-Equipment wie Computer, Drucker oder Notebooks werden in der Regel über die Seriennummer erfasst. Der einmal vergebene Barcode bleibt auf dem Möbelstück über den kompletten Lebenszyklus erhalten und ist mit diesem Gegenstand verknüpft. Auch bei einem Umzug innerhalb des Unternehmens zieht dieser Barcode mit um. In der Inventarsoftware erhält dann dieses Inventar einen neuen Aufenthaltsort. Somit bleibt im Zuge des Lebenszyklus die Historie dieses Gegenstandes immer nachvollziehbar.

Was darf der Inventar-Manager von einer gute Inventarsoftware erwarten

Zunächst müssen umfangreiche Daten erfasst werden, um das Inventar im Unternehmen ordnungsgemäß verwalten zu können. Hierzu benötigt der Inventar-Manager auch Informationen über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort (Räume, ggf. Personen) von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar, über seinen Wert, eventuelle Reparaturen und Neukäufe. Modernes Inventarmanagement basiert deshalb auf einer Inventarisierungssoftware, mit der Vermögensgegenstände umfassend, aber auch schnell und vor allem intuitiv inventarisiert werden können.

Dies setzt voraus, dass das Inventar sich dabei leicht einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lässt. Darüber hinaus sollte die Software für jeden einzelnen Vermögensgegenstand eine Historie anlegen, um schnell und effizient erkennen zu können, wann der richtige Zeitpunkt für die Durchführung von Reparaturen besteht. Sind noch Garantiezeiten zu berücksichtigt, dann sollte die Software auch einen rechtssicheren Inventar- und Versicherungsnachweis generieren können. Des Weiteren sollte die Software mandantenfähig sein, so dass das Programm von mehreren Mitarbeitern parallel genutzt werden kann, unabhängig von den Datensätzen der anderen Kollegen.

Auch sollte die Inventarsoftware über unterschiedliche Auswertungs- bzw. Reportmöglichkeiten verfügen. Wichtig ist auch den Ist-Bestand der Güter mit dem Soll-Bestand abgleichen zu können und hieraus schnell und transparent die Differenzen zu ermitteln, um Bestände ohne großen Aufwand zu aktualisieren.

Die Inventarsoftware bietet schnellen und komfortablen Überblick

Angesichts solcher Anforderungen ist das ausschließliche Anbringen eines Inventaretiketts nicht ausreichend, um alle erforderlichen Eigenschaften abzudecken. Die von Hoppe Unternehmensberatung entwickelte Inventarsoftware bietet Firmen und Behörden einen schnellen und komfortablen Überblick über ihre Vermögensgegenstände. Mit Blick auf das doppische Haushalts- und Rechnungswesen (Doppik) ist die Inventarsoftware auch sehr gut geeignet für Städte und Gemeinden. Die Inventarsoftware erfüllt hierbei die Empfehlungen zur Führung von Bestandsverzeichnissen über das Sachanlagevermögen der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung.

Wie können die Erstdaten der Inventargüter erfasst werden

Mit der Inventarsoftware werden zunächst sämtliche Räume und deren Grundrisse erfasst. Hierzu stehen vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie zur Verfügung und vereinfachen damit die Ersterfassung. Die Darstellung orientiert sich an der allgemein bekannten Baumstruktur des Windows Explorers. Die Unterteilung kann hierbei bis zu vier hierarchisch geordnete Ebenen nach Kategorie, Kostenstelle und Ort umfassen. Jeder erfasste Gegenstand kann mit entsprechenden Anhängen, wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen oder Rechnungen ergänzt werden. Auf Basis von umfassenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten lassen sich die Daten des Inventarplaners grafisch übersichtlich und mit fast jedem gewünschten Detaillierungsgrad darstellen.

Über das Netzwerk haben alle Anwender Zugriff auf die Inventarsoftware und können parallel an der entsprechenden Inventarliste arbeiten. Die Inventurstammdaten lassen sich hierbei einfach pflegen. Dies betrifft beispielsweise die Erfassung von Kauf- und Verkaufsdaten oder die Zuordnung von Kostenstellen für einzelne Inventare. Hier wird der Anwender auch durch umfassende Such- und Filterfunktionen unterstützt. Langes Suchen und Recherchieren entfällt dank Volltextsuche und den unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten der Inventarlisten.

Der Scanner erspart eine aufwendige Inventarisierung

Durch den Einsatz von Barcodes, die auf Möbelstücke und Geräte geklebt werden, lässt sich die Inventarisierung erheblich beschleunigen. Die Inventarisierung der IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks hingegen erfolgt in der Regel über die Seriennummern. Eine manuelle Erfassung birgt hierbei ein erhebliches Fehlerrisiko. Der Barcodescanner hilft, diese Fehler auf ein Minimum zu reduzieren und den Inventurprozess effizienter zu gestalten. 

Für die einfache Erfassung von Barcodes hat die Hoppe Unternehmensberatung eine sehr effiziente und intuitiv handhabbare App für iOS und Android entwickelt. Sie können zu jedem Inventargut ein entsprechendes Bild, einen Film oder eine Sprachaufnahme beifügen. Auch Geo-Daten lassen sich für jeden Datensatz erfassen und speichern. Die per App erfassten Daten können dann als CSV-Datei per E-Mail oder DropBox in die Inventarsoftware importiert werden. Die Inventarsoftware verfügt hierbei über eine umfangreiche Auswahl an Im- und Exportfunktion für Excel-, CSV- oder Access-Dateien.

Fazit

Die Inventarisierungssoftware sorgt für die notwendige Transparenz in der Inventarverwaltung. Ziel ist es unter anderem auch Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Mit der Inventarsoftware kann das Inventarverzeichnis mit Blick auf die nächste Betriebsprüfung ohne großen Aufwand auf den aktuellen Stand gehalten werden. Darüber hinaus lassen sich die Daten aus dem Inventarverzeichnis als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis verwenden. Die Verwendung zusätzlicher integrierter Lösungen für das Scannen von Barcodes reduziert im erheblichen Maße den Aufwand bei der Inventarisierung. Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis hat der Anwender sämtliche Vermögensgegenstände stets im Blick. Auf dieser Basis lassen sich auch die Kosten für Ersatzbeschaffungen exakter kalkulieren und Finanzmittel zielgenauer einsetzen. Fehlinvestitionen lassen sich hierdurch vermeiden.

Kostenlose Demo CD und weitere Informationen: 
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