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Translation Tool – Compliance-gerechtes digitales Übersetzen von Unternehmensdaten

Englisch, Französisch, Spanisch, Mandarin…. Nur wenige sind absolute Sprachgenies, die sich mit Leichtigkeit zwischen den unterschiedlichen Sprachen bewegen und das im Business Kontext mit speziellem Fachvokabular.

Doch – der Digitalisierung sei Dank – gibt es frei zugängliche Online-Tools, die auch die weniger Sprachbegabten unter uns unterstützen. Schnell mal eine E-Mail in das Interface kopiert und auf Knopfdruck erhält man den Text in den unterschiedlichsten Sprachen.

Super einfach und superschnell. Selbst in großen Unternehmen mit einer Übersetzungsabteilung nutzen die Mitarbeiter gerne das freie Web-Tool. Übersetzung auf Knopfdruck. Wer kann da widerstehen?

Bei unbedenklichem Textinhalt ist dagegen kaum etwas einzuwenden, aber was, wenn es sich um Firmeninterna handelt, also geschäftskritische Informationen – gespickt mit personenbezogenen Daten?

Durch das unbedachte Copy & Paste rauschen die hochsensiblen Daten durch das Web und landen auf Servern der Online-Übersetzungsanbieter – meist in den USA -, wo sie verarbeitet werden. Zudem nutzen Anbieter die Texte, um ihre Dienste – Stichwort Machine Learning – zu trainieren.

Dem arglosen Mitarbeiter, der kurz mal einen Auszug aus einer Maschinenkonstruktion, Produktbeschreibungen, einer Rezeptur oder aus Verträgen in die Online-Übersetzung eingibt, ist sicher nicht bewusst, welche wertvollen Informationen er auf die virtuelle Reise schickt und diese für Unbefugte offenlegt. Quasi an die „virtuelle Litfaßsäule“ pinnt.

Ein absoluter Super-GAU aus Sicht von Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance. Aber keine Sorge, es gibt Abhilfe. Die Sicherheitslücke kann man ganz einfach schließen.

Wir haben eine Lösung geschaffen, die sowohl die Einfachheit eines Online-Übersetzungstools, als auch den Sicherheitsaspekt unter einen Hut bringt. Sozusagen ein Compliance-gerechtes Übersetzen.

Aus dem Projekt, getragen von der Scrum-Methodik, entstand eine browserbasierte Anwendung, die in der Azure Cloud umgesetzt wurde. Die Webapplikation ist per URL im Intranet des Unternehmens eingebettet und jeder Mitarbeiter hat via Single Sign-On Zugriff auf das Tool.

Durch die Einbindung in die Firewall-geschützte Firmendomäne sowie die Berechtigungssteuerung, ist ein weiterer Schutz gewährleistet – unabhängig davon, ob die Nutzung vor Ort oder aus dem Home-Office erfolgt.

Dem Nutzer des Übersetzungstools wird eine intuitive grafische Benutzeroberfläche geboten, die dem frei zugänglichen DeepL ähnelt, aber auch im Corporate Design des Kunden gestaltet ist.

Die Übersetzung selbst wird über eine lizenzierte Programmierschnittstelle zu DeepL ausgeführt.

Warum man die Übersetzungstechnologie von DeepL nutzt?

  • DeepL bietet eine hervorragende Übersetzungsqualität, dass sich hinsichtlich der Grammatik und dem Satzbau bemerkbar macht.
  • Als Unternehmen mit Sitz in Deutschland erfüllt DeepL die EU-Datenschutzbestimmungen in vollem Umfang und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
  • Das Rechenzentrum des Onlinedienstes befindet sich im EU-Mitgliedsstaat Finnland und somit nicht im amerikanischen Hoheitsgebiet.
  • Die übersetzten Daten werden von DeepL in der lizenzierten Version nicht gespeichert. Die eingegebenen Text werden auch nicht zum Trainieren der Algorithmen verwenden, sondern nur zur Erstellung der Übersetzung verwendet.
  • Nutzer können große Textvolumen bzw. auch ganze Office-Dateien, wie z. B. Word-, PowerPoint-, txt-, pdf- und html-Dateien per Drag & Drop in das Interface übertragen und erhalten eine hochqualitative Übersetzung in jeglichen Sprachen, die sie per Button auch teilen können.
  • Je Sprache kann auch ein Glossar hinterlegt werden. Darin wird festgelegt, wie bestimmte Fachbegriffe oder spezifische technische Firmenausdrücke in der jeweiligen Sprache übersetzt werden sollen. Dadurch kann die Firmenterminologie in jeder Sprache schlüssig verwendet und konsistent kommuniziert werden.

Erweiterbare Lösung als Managed Service

Die Webapplikation wurde so modular gestaltet, dass auch künftige Anforderungen leicht implementiert werden können. Von der Ermittlung des Nutzungsgrades des angebotenen Dienstes bis zur Anbindung vorhandener oder künftige Applikationen ist vieles denkbar.

Die Anwendung zur Compliance-gerechten Übersetzung wird im Rahmen eines Managed Services betreut, um den reibungslosen Betrieb, die Betreuung und die stete Weiterentwicklung sicherzustellen.

Veröffentlicht von:

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