Zutrittskontrolle für das Studierendenwerk Thüringen

Nur ein Ausweis für die Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Mensa-Nutzung und vieles mehr.

Das Studierendenwerk Thüringen blickt auf eine bewegte 100-jährige Geschichte zurück und ist heute für die wirtschaftliche, soziale und kulturelle Förderung von ca. 50.000 Studierenden der zehn Thüringer Hochschulen in Erfurt, Jena, Weimar, Ilmenau, Schmalkalden, Nordhausen, Gera und Eisenach zuständig.

Das Studierendenwerk verwaltet studentische Wohnanlagen, kümmert sich um die Hochschulgastronomie in Mensen und Cafeterien, bewirtschaftet Kindertagesstätten, ist zentrale Anlaufstelle bei Fragen rund um die Studienfinanzierung, bietet allgemeine, psychosoziale und Rechtsberatung und fördert Studierende auch in kulturellen Angelegenheiten. Insgesamt werden mehr als 8.000 Wohnplätze in 73 Wohnanlagen vermietet.
Die Aufgabe
Alle Studierenden und Mitarbeiter an den Thüringer Hochschulen besitzen einen MIFARE® DESFire®-Ausweis, genannt „thoska", was für „Thüringer Hochschul- und Studierendenwerkskarte" steht. Er wurde 2001 eingeführt und diente bisher für die Zutrittskontrolle in bestimmte Bereiche, wie etwa Labore sowie für die Zeiterfassung, beispielsweise für studentische Mitarbeiter. Auch die Mensa-Nutzung und Abrechnung, die Nutzung von Kopierern und deren Abrechnung, die Bibliotheksbenutzung und -verwaltung, die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, Angebote wie die Nutzung von Waschmaschine und Trockner sind mit der vorhandenen Karte von Anfang an möglich gewesen. Darüber hinaus werden auch die Identifikation und Zahlfunktion mit einem Geldkarten-Chip, etwa im öffentlichen Personennahverkehr oder in der Parkplatzbewirtschaftung, abgebildet.

Dieser Ausweis wird künftig auch als „Schlüssel“ für die Wohnungen der Studierenden verwendet. Durch den ständigen Mieterwechsel in den Wohnanlagen ist eine flexible Vergabe der Berechtigungen sinnvoll und notwendig. Immer wieder gingen in der Vergangenheit Schlüssel verloren oder wurden nicht zurückgegeben. Der logistische und finanzielle Aufwand zum Austausch der Schlüssel war enorm und führte zum Teil bis zum Austausch des gesamten Schließsystems in den Wohnanlagen.

Die Realisierung
Bei Abschluss des Mietvertrages werden die Daten vom Studierendenwerk in einem internen Wohnungsverwaltungsprogramm erfasst. 14 Tage vor Vertragsbeginn werden diese an das Zutrittskontrollsystem prime WebAccess übergeben und der Ausweis dann Tag-genau für den Haus- und Wohnungszutritt aktiviert und bei Auszug deaktiviert. Die Rechtevergabe erfolgt durch die Hauswarte.

Eine Herausforderung war es, die Abläufe im Alltag eines Studierenden zu analysieren, um die optimale Bereitstellung der Schließrechte auf der Karte zu gewährleisten. Sobald eine Person die Wohnanlage morgens verlässt und sich in der Hochschule neue Schließrechte für den aktuellen Tag abholt, muss gleichzeitig der bereits bestehende Zugang in die Wohnung am Nachmittag trotzdem gewährleistet sein.
Das Projekt
• 2.700 Zylinder in 16 Studentischen Wohnanlagen
• Nutzung eines geringen Speicherplatzes von 256 Byte auf der vorhandenen thoska
• Mehrfachnutzung des Speicherplatzes durch das Studierendenwerk und die Thüringer Hochschulen
• pKT-Rechte werden beim Betreten der Hochschule auf die Karte geschrieben und gelten auf dem gesamten Campus
• Bei Ankunft in der studentischen Wohnanlage werden die alten Rechte überschrieben und gelten für Haustür, Wohnung, Gemeinschaftsräume, etc.
• Abtrennung vom System der Friedrich-Schiller-Universität Jena als nunmehr eigenständiges System