Office Tipps und Tricks von Expertin Claudia von Wilmsdorff

Claudia von Wilmsdorff ist gefragte Trainerin und Fachautorin zu Computer- und Office-Themen. Zu Word hat sie mehrere Bücher veröffentlicht. Viele schätzen ihre monatlichen Beiträge in working@Office, dem Magazin für professionelles Büromanagement.
Sie kennt Office aus dem eigenen Büro- und Arbeitsalltag und mag neben Windows, Word, Excel oder Powerpoint besonders Outlook und OneNote. Seit 1993 begeistert Sie mit ihren Themen Seminarbesucherinnen und -Besucher. Mit viel Fachwissen und Humor erklärt sie Inhalte einfach, verständlich und lebendig. Gerne setzt sie dabei auf Visualisierungen und praktische Beispiele. Ihre Schulungen liefern erprobte, oft verblüffend einfache Tipps für den digitalen Alltag, die man direkt anwenden und selbst nutzen kann.
Ihr Motto: Entdecken mit Leichtigkeit, Neugierde und Spaß ist die beste Garantie für Erfolg!

Im Folgenden gibt Frau von Wilmsdorff einige Tipps, die direkt in die Praxis umzusetzen sind.

Tipp Nummer 1: E-Mail Anhänge flexibel handhaben
Situation: Eine Nachricht enthält viele Anhänge, die jedoch nur teilweise an eine andere Mail angefügt weitergeleitet werden soll.
Eine Lösung: Die E-Mail wird weitergeleitet, alle überflüssigen Anhänge gelöscht.

Es geht aber auch gezielter: Die Nachricht mit den Anhängen öffnen, den gewünschten Anhang mit der rechten Maustaste anklicken und kopieren.
Mehrere, voneinander unabhängige Anhänge können gezielt kopiert werden, indem die STRG-Taste genutzt wird. Danach wird eine neue Mail erstellt. Dabei sucht man im Mailformular vergeblich nach einer Schaltfläche oder einem Symbol zum Einfügen des kopierten Anhangs.

Für diese Situation rät Claudia von Wilmsdorff: „Klicken Sie in den Schreibbereich der Mail und drücken Sie STRG+V. Das Feld „Angefügt“ erscheint und zwar samt Anhang. Ihr Vorteil bei diesem Vorgehen: Sie sind damit sehr flexibel und können auch mehrere Anhänge aus verschiedenen Mails in einer neuen Nachricht zusammenfassen. – Probieren Sie es am besten direkt einmal aus!“
 
Tipp Nummer 2: Seiten sortieren in OneNote
Das digitale Notizbuch Microsoft OneNote kann Seiten nicht sortieren – etwa alphabetisch oder nach dem Erstelldatum einer Notizseite. Bisher musste man also die Suche bemühen oder konnte eine Sortierung mittels zusätzlichem Tool erzwingen, das extra installiert werden musste.
Doch das gehört der Vergangenheit an. – Zumindest, wenn Notizbücher in OneDrive liegen und diese mit der OneNote App aus Windows 10 geöffnet werden.
Oberhalb des Seitenregisters gibt es ein neues Symbo:  Der nach unten weisende Pfeil mit drei kleinen Linien daneben öffnet das Miniauswahlmenü „Seiten sortieren“, aus dem eine Einstellung gewählt werden kann. Voreingestellt ist „Keine“.
Expertin Claudia von Wilmsdorff rät: „Entscheiden Sie sich zum Beispiel für die alphabetische Auflistung. – Das Seitenregister ändert daraufhin sein Aussehen. Neue Seiten, die Sie später hinzufügen, werden automatisch mit in der richtigen Reihenfolge einsortiert.
Erste wenn Sie die Einstellung wieder ändern, ist das nicht mehr der Fall. – Probieren Sie es am besten direkt einmal aus!“

Tipp Nummer 3: Komfortabel mit Excel arbeiten – direkt in Word
Natürlich kann Word rechnen. Es beherrscht alle Grundrechenarten und kann das nicht nur im vorliegenden Text erledigen, sondern auch innerhalb einer Tabelle. Doch bei aufwändigen Rechenaktionen ist Word wenig komfortabel. Denn es muss zum Beispiel jede Berechnung in Word manuell aktualisiert werden, wenn die Werte geändert werden.
Da würde man gerne Excel mit heranziehen, denn bekanntermaßen erledigt das Programm solche Dinge automatisch.

Office Expertin Claudia von Wilmsdorff rät in diesem Fall: „Gehen Sie folgendermaßen vor: Einfügen, Tabellen, Tabelle und hier auf den Befehl Excelkalkulationstabelle klicken. Sofort ändert sich das Menüband: Es gibt andere Befehle und es wird grün. Oben links finden Sie noch den Hinweis auf das Worddokument. Sie befinden sich aber in einem Excelblatt und können in gewohnter Weise Berechnungen erstellen. Klicken Sie außerhalb der Tabelle auf das Blatt, bringt das wieder die Wordumgebung hervor – bereit zum Schreiben.“

Um Claudia von Wilmsdorff, Referentin auf den Assistenztagen und den Herbst Assistenztagen der ASB Akademie GmbH, als Expertin vorzustellen und einen Eindruck von ihr als Person zu vermitteln, ist im Folgenden ein Interview mit ihr dargestellt.
Im Interview: „Tippgeberin“ Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin aus Speyer.

In welchem Themenbereich sind Sie als Trainerin für die ASB Akademie tätig?
Mein Themenbereich bezieht sich auf den Computer – Schwerpunkt Microsoft-Office. Ich schule die Nutzung verschiedener Programme im Büroalltag, dabei handelt es sich u.a. um Word, Outlook, PowerPoint, OneNote, dazu Windows- und Excelbasics.

Seit wann arbeiten Sie als Trainerin und wie sind Sie zu diesem Beruf gekommen?
Ich schreibe Fachbücher und Artikel, unter anderem für working@office. Seit 1993 bin ich auch als Trainerin tätig. Dazu kam ich eher zufällig: Man fragte mich, ob ich mir vorstellen könnte, eine Wordschulung in einer Anwaltskanzlei durchzuführen. Ich konnte. Dabei habe ich bemerkt, dass mir das viel Spaß macht und so habe ich dieses Tätigkeitsfeld ausgebaut.

Was ist Ihr Motto, nach dem Sie als Trainerin arbeiten?
„Bleiben wir neugierig!“ Denn dann werden wir (nicht nur) in den Office-Programmen genug entdecken und verwenden, um etwas von der Zeit, die wir in diese Dinge hinein investieren wieder zurück zu bekommen.

Was macht Ihnen an Ihrer Tätigkeit am meisten Freude?
Der Umgang mit den Seminarteilnehmer/innen, das Miteinander und das gemeinsame Lernen. Schließlich lernt auch der Referent immer etwas dazu. Jedes Seminar ist anders und spannend. Außerdem mag ich es, Flipcharts für das jeweilige Training anzufertigen, die praktischen Nutzen haben (etwa Tastenkombinationen) und dazu den Raum schmücken bzw. das Auge der Teilnehmer/innen zu erfreuen. Ich wurde tatsächlich schon öfter gefragt, ob die Flips fotografiert und ins firmeneigene Internet übernommen werden dürfen.

Wie gelingt der Transfer des Erlernten in den Arbeitsalltag aus Ihrer Sicht am besten?
Transfer kommt tatsächlich durch Üben – vor allem auch nach dem Seminar. Immer wieder probieren, bis der Ablauf sitzt. Und dann den nächsten Punkt angehen. Das hört sich vielleicht mühsam an, doch mit jedem Mal wird es leichter. Erfolg beflügelt.

Was sollten die Teilnehmer/innen tun, um bestmöglich von einem Seminarbesuch zu profitieren?
Fragen, „komische“ Sachen oder Probleme festhalten, denen Sie in der Zeit vor dem Seminar begegnen. Diese Dinge dann im Seminar ansprechen – oft interessiert das nämlich alle Teilnehmer/innen oder sie haben ähnliche Sorgen.

Wann ist ein Seminar für Sie gut verlaufen? / Über welches Teilnehmer-Feedback freuen Sie sich am meisten?
Ein Seminar ist für mich gut verlaufen, wenn sich die Teilnehmer/innen wohlgefühlt haben und jede/r seinen/ ihren persönlichen Wissensschatz mit zurück in den Alltag nimmt. Oft sind es scheinbare Kleinigkeiten, die man im Laufe des Trainings für sich entdeckt hat, die einfach anzuwenden und praktisch sind. Meine „Lieblings-Feedbacks“ der Teilnehmer: praxisbezogen, alltagstauglich, kurzweilig.

Wer auf der Suche ist nach mehr „Tipps & Tricks“ im Bereich Outlook, OneNote, OneDrive oder Excel, der kann am 15. Mai 2020 die folgenden beiden halbtägigen Workshops in Heidelberg besuchen: New Work mit Outlook, OneNote und OneDrive und Tolles Tool: Word- und Excel-Tabellen clever nutzen.
Alle Details sowie das Anmeldeformular sind auf der Website des Anbieters zu finden.

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So tragen unsere Kunden gemeinsam mit uns dazu bei, Lebensräume für bestehende und kommende Generationen zu erschaffen und zu erhalten. Dadurch profitieren nicht nur unsere Teilnehmer/innen vom „lebenslangen Lernen“, sondern auch alle anderen!

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