WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sonderverwaltung – einfach erklärt

Mitunter bestehen bei Mietern und auch bei Eigentümern Missverständnisse, wer für die unterschiedlichen Anliegen rund um die Immobilie zuständig ist. Im Tagesgeschäft bei den Hausverwaltungsabteilungen der OTTO STÖBEN GmbH (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung sowie Sondereigentumsverwaltung) laufen häufig Anfragen von Mietern bei der WEG-Verwaltung auf, welche aufgrund eines fehlenden Sondereigentumsverwaltungsvertrags nicht in deren Aufgabenbereich fallen. Die Information, sich an die WEG-Verwaltung zu wenden, erhalten die Mieter oftmals allerdings von den Eigentümern der Immobilie selbst.

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Der gängigste Fall bei der WEG-Verwaltung ist die Betreuung eines klassischen Mehrfamilienhauses mit mehreren Eigentumswohnungen. Der WEG-Verwalter wird für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt. Hierbei ist das Gemeinschaftseigentum der Anteil der Immobilie, die keinem einzelnen Eigentümer gehört, sondern anteilig jedem Eigentümer der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die kein Sondereigentum oder kein Eigentum eines Dritten sind (siehe § 1 Abs. 5 WEG).

Die Aufgaben eines WEG-Verwalters für das Gemeinschaftseigentum umfassen die kaufmännische und technische Verwaltung sowie die Organisation und die rechtliche Unterstützung. Er führt Eigentümerversammlungen durch und unterstützt bei rechtlichen Fragen und Streitigkeiten.

Ansprechpartner bei einer WEG-Verwaltung:

Der WEG-Verwalter ist ausschließlich Ansprechpartner für die Eigentümer, Handwerker, Versicherungen etc. Das bedeutet: Ist die Wohnung vermietet und gibt es keine Sonderverwaltung, dann ist der Eigentümer der alleinige Ansprechpartner der Mieter, wenn es einen Schaden zu melden gibt. Das kann für den Mieter dann zum Beispiel zum Problem werden, wenn er seinen Eigentümer bzw. Vermieter nicht erreicht. Der WEG-Verwaltung sind hier, auch aus datenschutzrechtlichen Gründen, die Hände zum Handeln gebunden.

Aufgaben der Mietverwaltung

Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung erstreckt sich die Verwaltungstätigkeit bei der Mietverwaltung über die gesamte Immobilie. Vermietung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen ist die eine Seite. Weitere Aufgaben beziehen sich auf die komplette finanzielle, bauliche und technische Betreuung des gesamten Mietobjektes. Soweit vertraglich vereinbart, vertritt die Mietverwaltung den Vermieter auch in rechtlichen Angelegenheiten.

Ansprechpartner bei einer Mietverwaltung:

Besteht ein Mietverwaltungsvertrag (bei OTTO STÖBEN Hausverwaltervertrag genannt) ist der Mietverwalter nicht nur Ansprechpartner für den Eigentümer, die Handwerker und die Versicherung, sondern ebenso für den Mieter.

Aufgaben der Sondereigentumsverwaltung

Bei einer Sondereigentumsverwaltung bezieht sich die Verwaltung nur auf das Sondereigentum, das heißt die Eigentumswohnung(en) selbst. Der bestellte Sondereigentumsverwalter kümmert sich hier also nicht um die Verwaltung der gesamten Wohnimmobilie. Die Aufgaben liegen ähnlich wie bei der Mietverwaltung in der finanziellen, baulichen und technischen Betreuung sowie in der Vermietung und Mieterbetreuung (von Einzug bis Kündigung) – allerdings auf die einzelnen Eigentumswohnungen bezogen. Welche Aufgaben genau durch den Sondereigentumsverwalter ausgeführt werden, ergibt sich aus dem entsprechenden Verwaltervertrag. Ein Sondereigentumsverwalter kann, aber muss nicht zugleich auch der WEG-Verwalter sein.

Ansprechpartner bei einer Sondereigentumsverwaltung:

Während für den Eigentümer die WEG-Verwaltung der Ansprechpartner ist, ist der Sondereigentumsverwalter der Ansprechpartner für den Mieter und den beauftragenden Eigentümer.

Zwei Beispiele aus der alltäglichen Arbeit in der Hausverwaltung der OTTO STÖBEN GmbH:

  • Der Besitzer einer durch die WEG-Abteilung verwalteten Eigentumswohnung hat keine Sondereigentumsverwaltung beauftragt. Bei Anliegen rufen die Mieter nach Aufforderung des Eigentümers bei der WEG-Verwaltungsabteilung an, die aber für diesen Fall keine vertragliche Beauftragung hat. Hier muss sich der Eigentümer selbst kümmern.
  • Die Verwaltung der Immobilie ist aufgeteilt. Die WEG-Verwaltung übernimmt ein Immobilienkonzern, die Sondereigentumsverwaltung obliegt der OTTO STÖBEN GmbH. Bei dieser meldet ein Mieter einen Heizungsausfall im Haus. Zuständig ist hier allerdings die WEG-Verwaltung, in diesem Falle der Immobilienkonzern. Diese wird nun durch den Sondereigentumsverwalter OTTO STÖBEN verständigt. Zum Handeln sind dem Sondereigentumsverwalter selbst hier die Hände gebunden. Er ist allerdings in der Folge mit den Beschwerden aufgrund der Verzögerung der Problembehebung konfrontiert.

Lea Schumacher, Immobilienkauffrau (IHK) und Mitarbeiterin in der WEG-Verwaltung bei OTTO STÖBEN: „Es kommt in unserem beruflichen Alltag recht häufig vor, dass Mieter mit diversen Anliegen bei uns vorstellig werden, die nicht unter unseren Verwaltungsauftrag fallen. Mitunter ist es auch den Eigentümern nicht klar, wer für wen der entsprechende Ansprechpartner ist. Vieles können wir durchaus klären und weiterleiten. Im Rahmen einer alleinigen WEG-Verwaltung enden unsere Befugnisse allerdings an der Wohnungstür der Eigentumswohnung. Idealerweise liegen WEG-Verwaltung und die Sondereigentumsverwaltung in einer Hand bei OTTO STÖBEN. Anderenfalls muss der Sonderverwalter sich im Problemfall an den WEG-Verwalter wenden und dann kann es zu zeitlichen Verzögerungen bei der Abhilfe von Schäden kommen.“

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